Kaikki kirjoitukset kirjoittajalta Timo

Peltikylppärin saneeraus osa 1

Kuva1Isännöin taloyhtiötä, jonne suunnitellaan perinteistä putkistosaneerausta. Kaikki kylpyhuoneet ja vesikalusteet uusitaan kauttaaltaan. Viemäri-, vesi-, sähkö-, antenni- ja dataverkot uusitaan. Erikoisuutena tässä kohteessa on se, että nykyiset kylpyhuoneet ovat ns. ”peltikylppäreitä”. Kyse on samasta toteutustavasta, jota on totuttu näkemään laivoilla. Seinät ja katto ovat pinnoitettua peltiä. Lattiana on valettu betonilaatta ilman lattiakaivoa. Paketti on nostettu paikalleen välipohjaholvin päälle. Tästä johtuen kylppäreiden lattia on noin 10 cm korkeammalla kuin muualla huoneistossa. Alkuperäisessä kylppärissä kaivo oli seinän alareunassa ja johti suoraan pystyviemäriin. Seinärakenteiden alaosat on valettu betonin sisään ja muodostaa näin ollen yhtenäisen jäykän rakenteen. Kylpyhuonemoduuli on yhtenäinen paketti, eikä sitä voi purkaa osittain.

Heti suunnittelun alkuvaiheessa kävi ilmi, että arkkitehtisuunnittelun loppuun saattaminen vaatii taloyhtiöltä päätöksen toteutustavasta. Puretaanko nykyiset peltikylppärit kokonaan vai rakennetaanko uudet kylpyhuoneet nykyisten sisään?

A.    Puretaan kokonaan; viemäröinti alakerran kylppärin katossa, antaa vapauden sijoittaa vesikalusteet vapaasti, kynnys pienenee, laajennusmahdollisuus, myös keittiön yksi seinä häipyy, joka aiheuttaa enemmän työtä, mahdollisesti kalliimpi vaihtoehto.
B.    Rakennetaan nykyisen sisään; WC-pytyn paikka pystyhormin kohdalle, lattiaan roilotaan lattiaviemäri ja pesukoneen poisto, vanhan kylppärin runkorakenteita ei saa katkaista, sisämitat pienevät hiukan, lattiakorkeus nousee noin 15 cm korkeuteen, todennäköisesti halvempi vaihtoehto.

Päätimme tutustua molempiin vaihtoehtoihin kahdella eri työmaalla. Tässä jutussa kerron työmaakäynnistä, jossa saneeraus tehdään tulppalevytyksellä vanhan sisään (B). Ensi kuussa kerron työmaakäynnistä, jossa kaikki puretaan (A). Työmaakäynneille osallistui myös hallituksen aktiivijäseniä.

Kuva2”B-mallin” työmaalla oli kyse 1970-luvun alussa rakennetusta betonielementtirakenteisesta yhtiöstä, jossa noin 100 kpl peltikylppäriä. Vastaava mestari otti meidät vastaan ja saimme nähdä eri vaiheissa olevia kylppäreitä, purkuvaiheesta valmiiseen:
•    kaikki viemärit, vesijohdot ja kaapeloinnit saatiin mahtumaan vanhaan pystyhormiin,
•    peltiseiniin ja –kattoon tehtiin tarvittavia reikiä uuden tekniikan asennuksia varten, vaatii tarkkuutta, että runkorakennetta ei katkaista,
•    lattiaan tehty vain tarvittavat roilot. WC-pytty ”töpöhännällä” suoraan pystyhormiin, jolloin lattiaan ei tarvita syviä piikkauksia,
•    vanhaan peltiseinään porattu tuuletusreikiä ja asennettu ”irroituskaistat”, että uusi tulppalevytys (Finnfoam Tulppa-märkätilalevy) on irti vanhasta pinnasta,
•    vanhan peltikaton päälle mahtui hienosti uudet vesijohdot ja vesimittarit,
•    uusi sähkökeskus eteisen puolelle kylppärin seinään,
•    keittiössä ei purettu käytännössä mitään. Allaskaapin takaseinästä tuotiin uusi viemäri ja vesijohdot. Lieden sähkön syöttöjohdot vaihdettiin vanhan putken sisään → ei uusia pintavetoja keskukselta,
•    kaatojen takia lattiapinta nousi muutamalla sentillä entisestään.

Tutustumiskäynti oli todella opettavainen ja havainnollinen. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että ainoa negatiivinen asia näytti olevan kynnyksen korkeus, joka nousi lähes 15 cm:iin. Kyseinen työmaa oli erittäin organisoitu ja siisti, josta annoimmekin positiivista palautetta. Vastaus oli yksinkertainen. Vastaava mestari ja rakennussiivooja ovat työmaalla täyspäiväisesti ja päivittäin. Odotamme innolla ”A-mallin” työmaakäyntiä. Seuraavaan juttuun pyrin saamaan myös neliöhinnat kummallekin vaihtoehdolle ( hinta/asuinneliö).

Ilmanvaihto keskiössä

tuuletusTammikuun eka päivä ei tullut kirjoitettua juttua, kun pidin hiukan lomaa vuodenvaihteessa. Nyt jatketaan taas samalla rytmillä, eli perehdytään isännöinnin ajankohtaisiin asioihin joka kuun alussa. Vuoden 2016 ensimmäisessä kirjoituksessa en malta olla painottamatta ilmanvaihdon tärkeyttä. Kaikki tiedämme, että asunnon ilmamäärä tulee vaihtua kokonaan muutaman tunnin välein. Hajut poistuvat, ilman kosteus pysyy sopivana, asunnossa on raikas ja terveellinen ilma. Valitettavan usein tilanne on kuitenkin aivan päinvastoin.

1950- ja 1960-luvuilla rakennetuissa kerrostaloissa on yleensä painovoimainen ilmanvaihto. Asuntojen poistoilmanvaihtoventtiilit sijaitsevat keittiössä sekä kylpyhuoneessa ja ne ovat liitettynä tiilihormiin. Hormit ovat asuntokohtaisia tai linjakohtaisia. Suurin ongelma on yleensä tarvittavan korvausilman saaminen. Likainen ilma ei poistu asunnosta ellei jostain tule uutta ilmaa tilalle. Vanhat kylmäkomerot on poistettu ja seinässä ollut tuloilmareikä on tukittu. Vanhoissa ikkunoissa ei ole korvausilmaventtiileitä. Viime kesänä sain soiton osakkeenomistajalta, joka kertoi, että vuokraamassaan asunnossa (1h+kk) on homepilkkuja seinissä.

Taloyhtiö oli tarkalleen yllä mainitun kaltainen. Käytiin yhdessä toteamassa tilanne ja huomasimme jo sisään mennessä tunkkaisen ilmanlaadun. Keittiöremontin yhteydessä keittokomeron poistoilmaventtiili oli jätetty keittiökaapin taakse. Näin ollen koko asunnon ilmanvaihto oli WC:n poiston varassa ja WC:n ovi oli yleensä kiinni. Vuokralainen kuivasi ahkerasti pyykkinsä sisällä asunnossa. Sohvan takana ja paksujen verhojen takana seinän alareunaan oli syntynyt homepilkkuja, koska niillä alueilla ilma vaihtui erityisen huonosti. Omistaja otti poistoventtiilin näkyviin ja yhtiö rakennutti vanhojen ikkunoiden karmeihin korvausilmaventtiilit. Tilanne saatiin tyydyttäväksi.

Toinen esimerkki on 1970-luvulla rakennettu kerrostalo, jossa on koneellinen poisto. Päällekkäin olevien asuntojen poistoventtiilit ovat samassa ”peltihormissa” ja poistoimua säädetään venttiilien asentoa muuttamalla. Ylimmissä kerroksissa venttiili on pienemmällä ja alimmissa kerroksissa se on isommalla. Korvausilman järjestäminen on jopa vieläkin tärkeämpää kuin painovoimaisessa talossa. Jos korvausilmaa ei ole järjestetty hallitusti, niin koneellinen imu vetää korvausilmaa rakenteista, ikkunan rakosista, postiluukusta ja pahimmillaan viemäristä. Useimmiten tämän ikäisissä taloissa ikkunat on uusittu ja korvausilman saanti on toteutettu karmiventtiilien kautta. Periaatteessa ilmanvaihto toimii silloin hyvin, kunhan venttiilien ja poistokoneen säädöt ovat kohdallaan.

Viime viikolla kierrettiin erään taloyhtiön (6.kerrosta) kaikki asunnot. Valmisteltiin suunnittelijoiden kanssa tulevaa putkiremonttia. Yhden linjan ylimmän kerroksen ikkunat olivat jäässä lasien välissä. Asunnossa ei ollut tarvittavaa alipainetta ja lämmin ilma virtasi karmiventtiilin kautta ikkunoiden väliin ja jäätyi sinne. Syy selvisi myöhemmin, kun kävimme saman linjan toisen kerroksen asunnossa. Asunto oli vuokrattu ryhmälle remonttimiehiä, ja he olivat poistaneet poistoventtiilin lautasen kokonaan, saadakseen paremman ilmanvaihdon. Tästä johtuen saman linjan ylimmän kerroksen poistoilmanvaihto ei toiminut lainkaan (tai erittäin hentoisesti) ja asunnossa ei ollut tarvittavaa alipainetta. Venttiilien säätäminen tai ikkunan korvausilmaventtiilien tukkiminen vaikuttaa siis koko linjan ilmanvaihdon toimivuuteen.

Puutteellisesta ilmanvaihdosta johtuvia ongelmia tulee esiin kuukausittain ja ne ovat iso osa isännöitsijän ongelmakenttää. Niiden ratkaiseminen edellyttää ilmanvaihdon perusteiden tietämystä ja eri aikakausien perusratkaisujen ymmärtämistä. Kaikkiin ongelmiin löytyy aina selitys ja sitä myötä myös ratkaisut. Tosiasiat on kuitenkin tiedostettava. Painovoimainen ilmanvaihto tulee aina olemaan haastava, koska ilmamäärät ovat pieniä ja myös säätila vaikuttaa järjestelmän toimivuuteen.

Isännöitsijän työpäivä

tyopaivaMaanantai 30.11.2015

Olen jo pitkää herännyt arkisin klo 05.30, koska olen ”aamuihminen” ja pidän näitä aamun tunteja erittäin kallisarvoisina. Aamutoimien jälkeen haen usein pahvikahvin ja aloitan työt toimistolla aikaisin.

06.15

Toimistolla yhtiökokouskutsun viimeistelyä, odottamaan päivän urakkaneuvotteluiden lopputulosta. Sähköpostien käsittelyä ja vastausten laatimista. Saunavuoron muutos, maksuperusteiden muuttaminen ja ilmoitus huoltoyhtiölle. Tiedote leivänmurujen mystisestä ilmestymisestä taloyhtiön pihamaalle jo viikkojen ajan. Alkavan viikon kalenterin läpikäynti.

08.15

Pojan herätys, aamutoimet ja vienti kouluun.

09.00

Palaveri huoltoyhtiön toimitusjohtajana. Käyn läpi ajankohtaiset asiat huoltomiesten ja siivoojien kanssa. Saan marraskuun tuntilistat. Palaverit kerran kuussa on tuonut hyvää ryhtiä tekemisiimme.

09.45

Tiedotteet yhtiön ilmoitustaululle ja keskustelut putkiremontin urakoitsijan kanssa. Päivitän oman tilannetietoisuuteni seuraavan päivän yhtiökokousta varten. Menomatkalla toimistolle vien työntekijöiden tuntilistat tilitoimistolle.

10.00

Granoon kopioimaan taloyhtiön alkuperäisiä ilmanvaihtokuvia vuodelta 1960. Tarvitaan IV-kanavien puhdistusta ja säätöä varten. Tilaan materiaalin myös pdf-muodossa.

10.30

Toimistolla tapaamisten sopimisia, lainan osanosto pankista, valtakirja Verto Oy:lle vesimittareiden etäluentaa varten, taloyhtiön putkiremontin 2v-takuuajan puutelistojen kokoaminen ja lähetys valvojalle, puheluihin vastaamista. Veteraanijääkiekkojoukkueen toiminnanjohtajana, tilinpäätöksen ja vuosikokouksen valmistelua.

13.00

Parvekeremontin urakkaneuvottelut kahden urakoitsijan kanssa peräkkäin. Sen jälkeen tehtiin hallituksen valinta, joka esitellään yhtiökokoukselle kahden viikon päästä.

15.30

Kotihommia

17.00

Taloyhtiön putkiremontin suunnittelijoiden valinta yhdessä hallituksen ja rakennuttaja-konsultin kanssa.

18.30

Toisen taloyhtiön hallituksen kanssa sama prosessi uudestaan.

20.00

Kotona.

Päivä oli hyvä ja tehokas. Päällimmäisenä jäi mieleen positiivisen herätyksen vaikutus koko päivään. Tällä kertaa lähdin ajatuksella ”tästä tulee hyvä päivä” ja niin myös kävi. Vaikka työskentelen pääosin yksin, niin oman asenteen seuraamisella ja positiivisella suhtautumisella työpäivään on merkitystä.

Toinen selkeä johtopäätös on ennakoinnin merkitys isännöinnissä. Saimme julkisivu-urakoitsijalta hyvää palautetta siitä, että päätökset tehdään nyt joulukuussa, kun saneeraus tehdään kesällä 2016. Hinnat ovat myös kohdallaan kun urakoitsijoilla on vielä tilaa ensi vuoden kalenterissa. Illalla valittiin suunnittelijat kahteen putkiremonttiin, jotka toteutetaan vuonna 2017. Saimme erittäin paljon ja tiukasti laskettuja tarjouksia, kun olemme ajoissa liikkeellä. Ennakointi säästää taloyhtiöille selvää rahaa ja asioiden valmistelu etenee hyvässä ilmapiirissä.

Isännöinti on kivaa

isännöinti on kivaaKävin viime viikolla Helsingissä pitämässä luentoa upseeriliiton järjestämässä tilaisuudessa. Aiheena oli ”upseeri yrittäjänä” ja kuulijoina oli ryhmä upseereita, jotka ovat kohta jäämässä eläkkeelle. Kerroin oman tarinani ja huomasin innostuneena myyväni isännöintiä ammattina. Mielestäni entinen upseeri sopii isännöitsijäksi erittäin hyvin, koska luottamus ja perusosaaminen on lähtökohtaisesti jo kohdallaan. Kerroin avoimesti, että teen pitkää työpäivää ja ensimmäisten vuosien tulos on pääosin mennyt oman toimiston rakentamiseen.

Luennon lopussa sain kysymyksen: ”Mikä sinua motivoi tekemään pitkää työpäivää, kun tuloskaan ei ole ollut kovin mairitteleva”. Silloin ensimmäiseksi tuli mieleen työn mielekkyys ja mielihyvä, kun saa ratkaista erinäisiä ongelmia. Nimittäin ongelmatilanteita ja haasteita syntyy päivittäin jopa kymmeniä, ja jokainen hyvä ratkaisu tuo positiivista fiilistä ja motivaatiota jatkaa työtä. Oikeastaan olen sitä mieltä, että isännöinti on kivaa. Toki oman yrityksen täytyy olla myös taloudellisesti kannattava ja tiedän, että pitkäjänteinen työ hyvällä asenteella tuottaa aina tulosta.

Uskon vahvasti, että isännöitsijän positiivisella asenteella on suora vaikutus yrityksen kannattavuuteen. Ja nimenomaan niin päin, että ensin positiivinen vire ja sen jälkeen tulee kannattavuus. Yksityisyrittäjänä myyn isännöintiä henkilönä ja minä olen se henkilö. Jos olen positiivinen ja innostunut, se heijastuu hallituksen jäseniin ja edelleen yhtiökokousväkeen. Parhaimmillaan taloyhtiössä on positiivinen ilmapiiri, työt sujuvat ja taloyhtiön arvostus nousee sen myötä. Ihmiset kertovat hyvästä ”tekemisen meiningistä” ystävilleen ja huomaamme, että näin isännöintiyritystä markkinoidaan ihan ilmaiseksi.

Positiivisen asenteen pahin vihollinen on stressi ja sen aiheuttavat tekemättömät työt. Yrittäjän alkutaipaleella työn määrä on erittäin suuri, ennen kuin prosessit vakiintuvat ja on varaa palkata itselleen apua. Itse pyrin taittamaan stressin pois aloittamalla työpäivän jo 06.00. Ensimmäisen kahden tunnin aikana puhelimet eivät soi ja silloin ehtii hienosti vastaamaan kaikkiin sähköposteihin ja valmistautumaan päivän tapahtumiin.

Toinen tärkeä seikka on kokousten aikatauluttaminen ajoissa. Heti kun syksyn/kevään kokoukset ovat kalenterissa, niin silloin tuntuu jo paljon paremmalta. Loputtomiin ei kuitenkaan voi päivää pidentää, joten asiakasmäärän lisääntyessä tulee työvoiman palkkaaminen eteen ja silloin myös oma työaika toivottavasti lähenee ”normaalia”.

Kysymys kuuluu, että milloin on se hetki kun täytyy palkata kiinteistösihteeri työsuhteeseen. Pystynkö kokopäiväisesti työllistämään. Venytänkö vaan omaa päivääni ja koetan pärjätä. Itse päädyin palkkaamaan sihteerin, joka käy minulla töissä kaksi päivää viikossa. Hän ei ole työsuhteessa, vaan on myös yrittäjä. Toiminta on hyvin joustavaa ja hän laskuttaa vain tehdystä työstä.

Tuntuu siltä, että olen löytänyt hyvän ratkaisun. Käytännössä ostan itselleni vapaa-aikaa, työnkuva selkeytyy, työstressi pienenee ja toivottavasti myös ensi vuonna isännöinti on kivaa. On mukava mennä töihin ja positiivisesta asenteesta saa tulla Kiinteistöperhe Oy:n tavaramerkki.

Taloyhtiön tilojen muuttaminen rahaksi

rahaksiTaloyhtiöillä on usein talonmiehen asunto tai muita liiketiloja hallinnassaan. Pääosin ne ovat vuokrattuna ja tuottavat vakaata vuokratuloa vuodesta toiseen. Suurien tai pienien saneeraushankkeiden lähestyessä, syntyy keskustelua tilojen myymisestä. Erityisesti jos vuokralaisten löytyminen on ollut vaikeaa ja tilat vaatisivat remontointia, myyminen houkuttelee. Vaikka vuokratulot loppuvat, niin tilalle tulee uusi osakkeenomistaja, joka maksaa tilasta vastiketta ja osallistuu kaikkien tulevien remonttien kustannuksiin.

Ennen kuin tilat voidaan myydä, ne on muutettava osakeryhmäksi ja tehtävä tarvittavat muutokset yhtiöjärjestykseen. Päätökset tehdään 2/3 määräenemmistöllä yhtiökokouksessa.

On olemassa käytännössä kaksi tapaa toimia. Yhtiö tekee suunnatun osakeannin itselle (rahastosiirto), tekee muutokset yhtiöjärjestykseen ja painattaa osakekirjat. Sen jälkeen osakeryhmä myydään, kuten mikä tahansa muu osakehuoneisto. Tässä tapauksessa ostaja joutuu maksamaan varainsiirtoveron. Toinen vaihtoehto on tehdä osakkeiden merkintäsopimus suoraan valitun ostajan kanssa. Käytetään suunnattua osakeantia, osakepääoman korotusta tai niiden yhdistelmää. Tässä tapauksessa uusi omistaja merkitään suoraan uuden osakekirjan haltijaksi ja varainsiirtoveroa ei tarvitse maksaa.

Kyse on siis osakkeiden maksullisesta antamisesta (osakeanti). Nykylaissa osakeanti ja osakepääoman korottaminen ovat selkeästi erotettu toisistaan. Osakeantiin ei nimittäin välttämättä liity asunto-osakeyhtiössä osakepääoman korottamista, eikä osakepääoman korottamiseen välttämättä liity osakkeiden antamista.

Tilojen myymisen yhteydessä yhtiöjärjestyksen muuttaminen on välttämätöntä. Usein yhtiöillä on vanha yhtiöjärjestys, jossa on muun muassa osakepääoma markkoina ja osakkeilla nimellisarvo. Yhtiöjärjestysmuutoksen yhteydessä osakkeiden nimellisarvosta voidaan luopua ja samalla kannattaa osakepääomaa korottaa sen verran, että päästää järkevään kokonaissummaan euroina. Tehdään siis suunnattu osakeanti ja osakepääoman korotus samaan aikaan.

Suunnatusta osakeannista päättävä yhtiökokous määrittää, kuinka iso osuus merkintähinnasta kirjataan osakepääoman korotukseksi ja loput kirjataan esimerkiksi rakennusrahastoon. Rahat ovat vapaasti käytettävissä taloyhtiön menoihin.

Asunto-osakeyhtiölaissa on tarkat säädökset päätösmenettelyistä. Lisäksi Kiinteistöalan Kustannus Oy on julkaissut ”Kiinteistön asiakirjaoppaan”, jossa on seikkaperäiset pöytäkirjamallit, merkintäsopimus- sekä väliaikaistodistusmallit.

Esimerkiksi energiansäästöhankkeisiin tilojen myyminen voisi soveltua hyvin. Myydään vanha kaupan liiketila ja hankitaan rahoilla maalämpöjärjestelmä. Tilasta saatava vastiketulo ja maalämmön tuomat säästöt ovat huomattavasti isommat kuin alkuperäinen vuokratuotto.

Ennakoivaa energiansäästöä

energiaAikaisemmin kirjoitin jutun As Oy Kokonnäreen hyvistä kokemuksista, poistoilman lämmön talteenottoon (LTO) liittyen. Säästöjä laskiessani, käsitykseni lämmön talteenoton järkevyydestä on vain vahvistunut. Kaikki hallitukset ja osakkaat eivät kuitenkaan välttämättä uskalla edetä nopeasti ja siksi on tärkeää tehdä tarvittavat varaukset, aina kun rakennukseen tehdään isoja saneerauksia. Esimerkiksi LTO-keruuputkien varaukset on helppoa ja edullista tehdä linjasaneerauksen yhteydessä, kun rakenteet avataan joka tapauksessa. Pari esimerkkiä.

Kahden rakennuksen taloyhtiössä tehdään perinteistä linjasaneerausta, joka valmistuu 2/2016. Betonihormit avattiin, vanhat viemärit ja vesijohdot uusittiin. Avauksen yhteydessä havaittiin, että hormissa on reilusti tyhjää tilaa. Tilattiin lisätyönä LTO putkivaraukset (meno-ja tuloputki). Putket kannakoitiin, eristettiin, testattiin paineenkestävyys ja lopuksi kylkeen kiinnitettiin nippusiteillä sähkökaapeli ja datakaapeli. Putket tulpattiin yläpohjaan ja lämmönjakohuoneeseen odottamaan lämmön talteenottojärjestelmän hankintaa. Tässä tapauksessa molemmat rakennukset putkitetaan, koska talojen välinen kaapelointi uusittiin ja samaan kaivantoon oli helppo upottaa varaukset. Keruuputkien koko vaihtelee 50mm – 63mm, riippuen etäisyydestä lämmönjakohuoneeseen.

Toisessa kohteessa rakennetaan lisäkerroksia kerrostaloon, valmistuminen 12/2015. Urakkaan kuuluu uusi vesikatto ja uudet poistopuhaltimet katolle. Remonttiin oli jo sisällytetty LTO putkivarausten rakentaminen porraskäytävän nurkkaan. Läpiviennit kerrosten välillä on tehty timanttiporauksella. Alkuperäisessä suunnitelmassa oli perinteisten poistopuhaltimien asentaminen, koska ei vielä tiedetä koska LTO-järjestelmä mahdollisesti hankitaan. Kesken urakan pohdittiin LTO-varauksien viemistä vieläkin pidemmälle. Päädyttiin pyytämään tarjous poistopuhaltimista, joissa on jo valmiiksi talteenotto-ominaisuus. Silloin LTO-putket voidaan kytkeä valmiiksi koneelle asti. Laitteet toimivat poistopuhaltimina, kunnes nesteet lisätään keruuputkiin ja lämmönjakoon on hankittu tarvittavat laitteet. Myös datakaapelit vedetään valmiiksi jokaiselle koneelle.

Olen vakuuttunut, että jokainen kerrostalo, jossa on tällä hetkellä koneellinen poisto, tulee siirtymään lämmön talteenottoon jossain vaiheessa. Säästöt ovat niin huomattavia, että ei löydy järkevää syytä olla ottamatta lämmitettyä ilmaa talteen ja säästää energiaa. Investoinnin voi helposti rahoittaa syntyvillä säästöillä. Jos tarvittavat varaukset muistetaan tehdä isojen saneerausten yhteydessä, niin takaisinmaksuaika vain lyhenee.

Taloyhtiö arvonlisäveron maailmassa

verokantaNormaali tilanteessa taloyhtiö on arvonlisäveron ”loppumaksaja” kuten kuka tahansa kuluttaja. Laskut maksetaan verollisina eikä veron osuutta voida vähentää mistään. Vastaavasti osakkaat ja vuokralaiset maksavat vastikkeet sekä vuokrat verottomina eli tuloista ei kerätä arvonlisäveroa. Verottomat tulot määritetään niin isoiksi, että niillä katetaan myös menoista maksettavat arvolisäverot. Jos taloyhtiössä on liiketiloja, niin syntyy helposti tilanne, jossa liiketilan omistaja tai vuokralainen kysyy mahdollisuutta saada vuokralasku arvonlisäverollisena. Verolainsäädäntö antaa tähän mahdollisuuden siten, että taloyhtiö voi hakeutua alv-velvolliseksi huoneiston/liiketilan käyttöoikeuden luovuttamisesta. Miksi taloyhtiölle on laissa määritelty tällainen mahdollisuus?

Kuten alussa todettiin, taloyhtiö joutuu perimään korkeampaa vastiketta/vuokraa, jotta menojen arvolisäverot saadaan myös maksettua. Siinä tapauksessa arvonlisäverovelvollisen osakkaan/vuokralaisen liiketilan käyttökustannuksiin sisältyy veroa, jota ei voida vähentää. Nämä kustannukset muodostuvat verollisen liiketoiminnan myyntiä rasittavaksi piileväksi veroksi. Koska verottomuus ja vähennysoikeuden puuttuminen eivät vastaa hyvän arvonlisäverojärjestelmän periaatteita, mahdollistaa alv-laki vapaaehtoisen hakeutumisen alv-velvolliseksi tilan käyttöoikeuden luovutuksesta. Tarkoitus on estää piilevän veron syntymistä sekä saattaa verovelvolliset kiinteistön omistus- ja hallintasuhteista riippumatta keskenään samanarvoiseen asemaan.

Taloyhtiön vapaaehtoinen hakeutuminen arvonlisäverovelvolliseksi kannattaa tehdä harkiten ja rauhassa. Joka tapauksessa hakeutuminen edellyttää yhtiöjärjestyksen muuttamisen. Yhtiöjärjestyksessä määritetään käytettävä perusmalli (”hyöty osakkaalle” vai ”hyöty yhtiölle”) ja kirjataan tilan omistajan oikeudet ja velvollisuudet. Mm seuraavia asioita on huomioitava kun hakeudutaan:

•    selvitykset hakeutumisen edellytysten täyttymisestä, (mm verollisuusasteen määrittäminen)
•    taloudellisen kannattavuuden selvittäminen ja laskelmien laatiminen,
•    tarvittavat yhtiöjärjestysmuutokset,
•    osakkaalta vaaditaan kirjallinen suostumus ja hyväksyntä asiasta (kirjataan oikeudet ja velvollisuudet),
•    vuokrasopimusten muuttaminen,
•    kirjanpidon tililuettelo tulee päivittää alv-lain vaatimusten mukaisiksi ja tilitykset/raportoinnit hoidettava kuukausittain,
•    alv-vastikkeet tulee määritellä erikseen hoito- ja pääomavastikkeille (myös omat erilliset jälkivastikelaskelmat),
•    lisääntyneet dokumentointivelvoitteet.

Ennen hakeutumista isännöitsijän kannattaa tutustua vero-ohjeeseen 1962/40/2007 sekä Antti Suulamon kirjaan ”Kiinteistöyhtiön arvonlisäverotus”, ISBN 978-951-685-316-4.

Lisäksi on hyvä muistaa, että verolainsäädäntö mahdollistaa myös energiahyödykkeen erityisvähennyksen, vaikka yhtiö ei olisikaan hakeutunut alv-velvolliseksi. Tässä tapauksessa isännöitsijätoimisto toimittaa liiketilan haltijalle laskelman, jossa esitetään energiakustannusten kohdistuminen liiketilaan ja siitä kustannuksesta maksettu arvonlisävero. Tämä veron osuus on liiketilan haltijalle vähennyskelpoinen.

Vastikelaskun maksaminen

euro-billTaloyhtiöiden jokainen osakas maksaa kuukausittain vastikkeen ja käyttökorvaukset. Pääosin maksut ovat hyvin pysyviä ja usein kuukausisummakin pysyy samana koko vuoden. Vuosittain yhtiökokous vahvistaa uudet maksut, ja isännöintitoimisto lähettää uudet vastikelaskut. Kuulostaa erittäin yksinkertaiselta ja selkeältä, mutta onko asia näin.

Vanha suoraveloitus lopetettiin muutama vuosi sitten ja tilalle lanseerattiin suoramaksu sekä e-laskutus. Useimmat suoraveloitusasiakkaat siirtyivät suoramaksun tai e-laskutuksen käyttäjiksi sen kummemmin asiaa miettimättä. Edelleen käytössä on verkkopankin toistuva maksu ja myös pankin maksupalvelu. Vaihtoehtoja on niin paljon, että asiakkailla on vaikeuksia erottaa niitä toisistaan. Erityisesti suoramaksu ja perinteinen maksupalvelu sekoittuvat usein.

Vuoden vaihteessa isännöitäväkseni tuli taloyhtiö, jossa noin puolet osakkaista oli suoramaksun piirissä. Vaihdon yhteydessä lähetin osakkaille tiedotteen ja uudet vastikelaskut, koska viitenumerot vaihtuivat. Vaikka ohjeistin, että suoramaksuasiakkaiden ei tarvitse tehdä mitään, niin muutama vei uuden vastikelaskun pankin maksupalveluun. Sen jälkeen vastikkeita tuli sekä suoramaksun että maksupalvelun kautta. Suoramaksuaineiston lähettäminen pankkiin on erittäin tarkasti säänneltyä ja maksuaineisto on lähetettävä jo noin 15 päivää ennen maksutapahtumaa. Usein on teknisiä ongelmia. Järjestelmä lähettää virheilmoituksia ja niitä selvitellään pankin kanssa. Minkä takia maksamisen vastuu on siirretty laskun lähettäjälle?

Itse olen sillä kannalla (ainakin vielä), että osakkaalle lähetetään yksi lasku, jossa summa ja viitenumero pysyvät samana seuraavat 12 kuukautta. Asiakkaan vastuulla on maksaa lasku kuukausittain omalta tililtään. Vastikelaskun saatteessa suosittelen verkkopankin toistuvaa maksua tai perinteistä maksupalvelua. Silloin sovittu summa menee automaattisesti maksuun joka kuukausi. Jos esimerkiksi vesimaksu muuttuu kesken vuotta, asiakas ilmoittaa asiasta isännöitsijälle ja muuttaa itse sen jälkeen summaa verkkopankissa tai maksupalvelussa.

Olen ehkä vanhanaikainen, mutta mielestäni asiakas vastaa laskun maksamisesta. Varsinkin kun kuukausisumma on vakio, niin näen, että toistuva maksu ja maksupalvelu ovat mainioita työkaluja. Toki meidänkin toimistossa kyetään e-laskutukseen ja suoramaksu-aineiston lähettämiseen, mutta markkinoimme kykyä vasta, kun hyödyt ovat selkeämmin nähtävissä.

Esimerkiksi eri vaihtoehtojen kustannuksia en ole vertaillut ja toivonkin palautetta, jos jokin vaihtoehto nousee erityisen hyväksi. Voi hyvin olla, että tietämyksessäni on puutteita ja e-laskutus ja suoramaksu on tulevaisuuden ykkösvaihtoehtoja…se jää nähtäväksi.

Montako isännöitävää taloyhtiötä?

taloyhtiotTörmään erittäin usein kysymykseen ”Montako taloyhtiötä sinulla on?”. Taloyhtiöiden määrä on mittari, joka voidaan tulkita monella tavalla, mutta useimmiten käsitellään pelkkää lukemaa. Kauppakumppania etsivä kauppamies haluaa kuulla ison lukeman, kun taas uutta isännöitsijää etsivä henkilö haluaa kuulla mahdollisimman pienen lukeman. Yleinen käsitys on se, että hyvää isännöintipalvelua voidaan tuottaa vain pienemmällä määrällä taloyhtiöitä. Tiedossani on isännöitsijöitä, joiden taloyhtiöiden määrä vaihtelee 1 – 42 välillä. Jopa yli 50 yhtiön määristä olen kuullut huhuja.

Mielestäni kolme tärkeintä, talojen lukumäärään, vaikuttavaa tekijää ovat isännöitsijän henkilökohtaiset ominaisuudet, taloyhtiöiden tyyppi ja isännöintitoimiston prosessit.

Yli 30 vuotta esimiestehtävissä toimineena, voin todeta, että toinen henkilö selviää samasta työstä päivässä ja toisella henkilöllä menee samaan työhön kolme päivää. Asenne, johtamistaidot, stressin sietokyky, organisointitaidot, positiivisuus, motivaatio, vuorovaikutustaidot ovat ominaisuuksia, joita löytyy arvostetulta ja tehokkaalta isännöitsijältä. Isännöitsijän ammattitutkinto on tärkeä, mutta vieläkin tärkeämpää on asenne.

Taloyhtiöiden tyyppi vaikuttaa määrään. Ison liikekeskuksen isännöinti on erilaista kuin pienen rivitaloyhtiön. Isossa kohteessa painottuu toimitusjohtajuus ja kokonaisvaltainen huolenpito, kun taas pienessä ”talkooyhtiössä” painottuu kirjanpito ja reskontra. Jos isännöintitoimisto toimii pienemmässä kaupungissa, niin asiakaskunta painottuu rivitaloihin. Siinä tapauksessa taloja on oltava iso määrä, että liiketoiminta olisi kannattavaa.

Isännöintitoimistojen prosessit vaihtelevat suuresti. Yksinkertaisimmillaan on mies, ruutupaperi ja Excel-taulukko vastikeseurantaan. Toisessa ääripäässä on ison toimiston hajautetut prosessit ja tehokkaat ohjelmistot. Tässä kohtaa ottaisin mallia armeijan toimintamalleista. Se jolla on paras tilannekuva, voittaa taistelun. Yhden miehen pienessä toimistossa tilannekuvaa voi pitää yllä Excelillä, mutta laajempi liiketoiminta vaatii ehdottomasti laadukkaan isännöintiohjelman tuekseen.

Milloin isännöitsijällä on sopiva määrä taloyhtiöitä? Määrä on sopiva silloin kun asiakkaat ovat tyytyväisiä, asiat hoidetaan ajallaan ja tiedottaminen on kunnossa. Asiakastyytyväisyyttä tulisi tutkia useammin, koska se on ainoa oikea mittari. Tulosten perusteella isännöintitoimisto voi jakaa kuormaa tasaisemmin kykyjen mukaan. Kokemuksen ja koulutuksen kautta tulokset voivat ajan myötä parantua ja työkuorma tasaantuu eri henkilöiden välillä. Pahimmillaan tai parhaimmillaan voidaan päätyä myös siihen, että henkilö ei ole sovelias isännöintityöhön. Sen asian toteaminen voi olla helpotus henkilölle itselle, firmalle ja asiakkaalle.

Korjaushankkeen ilmapiiri

ilmapiiriKäsittelen tässä jutussa isoja korjaushankkeita, kuten esimerkiksi putkistosaneerausta. Korjaushankkeen ilmapiiri lähtee rakentumaan jo hankesuunnitteluvaiheessa kun hallitus, rakennuttajakonsultti ja isännöitsijä esittelevät tulevaa hanketta. Osakkeenomistajat otetaan mukaan heti hankkeen alkuvaiheessa ja kaikki asiat esitellään positiivisessa hengessä. Lähtökohta on, että negatiivisesta asenteesta on pelkästään haittaa ja positiivinen asenne vastaavasti hamuaa onnistumisia. Toteutussuunnitteluvaiheessa arkkitehdillä on erittäin suuri vaikutus osakkeenomistajien asenteeseen hanketta kohtaan. Itse en aloita enää yhtään isompaa hanketta ilman kunnollista arkkitehtiä.

Positiivisen ilmapiirin säilyttäminen vaatii ehdottoman ammattitaitoisia urakoitsijoita. Valinnat urakkaneuvotteluihin tapahtuu pääasiassa annetun tarjouksen, referenssien ja hinnan perusteella. Urakkaneuvotteluissa hallitus, isännöitsijä ja rakennuttajakonsultti haastattelevat 3-4 potentiaalista ehdokasta ennen lopullista valintaa. Urakoitsijoiden kannattaa todella panostaa urakkaneuvotteluihin, koska hintaakin tärkeämpää on esiintyminen urakkaneuvotteluissa. Tarjouspyyntöasiakirjat on osattava ja myös kyettävä selostamaan työnkulku sekä alustava aikataulu. Viimeksi pyysin kaikilta projektipäälliköiltä myös henkilökohtaisen CV:n, koska hankkeiden johtaminen on osoittautunut avainkysymykseksi. Mitä paremmin urakoitsija on perehtynyt hankkeeseen, sitä paremmat mahdollisuudet on saada urakka. Kaikki tietävät sen, että hinnoissa ei ole enää urakkaneuvotteluvaiheessa isoja eroja.

Töiden alkaessa työmaan johtaminen nousee ylivoimaisesti tärkeimpään rooliin. Parhaat kokemukset ovat työhön osallistuvista työnjohtajista, joille on annettu selkeä vastuu. Hän on paikalla koko ajan ja kaikki työmiehet sekä aliurakoitsijat tietävät kuka johtaa työmaata. Työnjohtajan hyvyys on henkilökysymys, mutta yleensä kyseiseen tehtävään on vuosien saatossa valikoitunut ”oikeat” henkilöt. Myös muiden työntekijöiden asenne työmaalla vaikuttaa ilmapiiriin. Ei tarvita mitään ihmemiehiä, riittää kun asukkaat huomioidaan tasavertaisina ihmisinä, tervehditään, kuunnellaan toiveita ja pidetään paikat siistinä. Työmaan ja piha-alueiden siisteys korostuu, koska monet asukkaat asuvat kotonaan vaikka työt ovat käynnissä.

Urakan lisätyöt voivat pahimmillaan heikentää taloyhtiön ja urakoitsijan välistä luottamusta. Vielä elää sitkeästi luulo, että urakoitsijat yrittävät rahastaa perusteettomilla lisätöillä, mutta käsittääkseni se on pääosin mennyttä elämää. Jos luottamus ja ilmapiiri ovat hyviä, niin urakoitsija hyväksyy pieniä lisätöitä urakkahintaan ja vastaavasti taloyhtiö ei ole vaatimassa hyvityksiä jokaisesta pienestä muutoksesta.

Yksi uhkakuva hyvälle ilmapiirille on osakkaan/asukkaan/isännöitsijän liiallinen ”valvontainto”. Pahimmillaan hän lukee työselitykset suurennuslasilla ja aloittaa sen jälkeen urakoitsijan/aliurakoitsijan pommituksen sähköposteilla. Sähköpostit ja nimettömät laput ilmoitustauluilla aiheuttaa helposti väärinymmärryksiä. Pidempään jatkuessaan tämän tyyppinen toiminta tulehduttaa ilmapiirin ja sen jälkeen kaikki on vaikeampaa.

Itse pidän parhaana mallina sitä, että hallituksen jäsenet ja osakkaat reklamoivat aina vain ja ainoastaan isännöitsijälle. Isännöitsijällä on kokonaiskuva hallussa ja osaa neuvotella asioista ensin valvojan kanssa ja sen jälkeen annetaan palaute oikeassa muodossa urakoitsijalle. Huoneistokohtaiset viat ja puutteet hoidetaan toki suoraan osakkaan ja urakoitsijan välillä, mutta kaikki muut asiat isännöitsijän kautta.

Saneerauksen aikana tapahtuu aina vahinkoja ja lipsahduksia koska kaikki me olemme ihmisiä. Positiivinen ilmapiiri auttaa vaikeuksien yli ja lopputulos on 100% varmuudella parempi kuin kireässä ilmapiirissä tehty työ. Kun saat osakkailta positiivista palautetta, niin mene työmaan kahvihuoneeseen klo 09.00 ja julista saatu palaute koko työmaan porukalle.