Isännöitsijän työpäivä

tyopaivaMaanantai 30.11.2015

Olen jo pitkää herännyt arkisin klo 05.30, koska olen ”aamuihminen” ja pidän näitä aamun tunteja erittäin kallisarvoisina. Aamutoimien jälkeen haen usein pahvikahvin ja aloitan työt toimistolla aikaisin.

06.15

Toimistolla yhtiökokouskutsun viimeistelyä, odottamaan päivän urakkaneuvotteluiden lopputulosta. Sähköpostien käsittelyä ja vastausten laatimista. Saunavuoron muutos, maksuperusteiden muuttaminen ja ilmoitus huoltoyhtiölle. Tiedote leivänmurujen mystisestä ilmestymisestä taloyhtiön pihamaalle jo viikkojen ajan. Alkavan viikon kalenterin läpikäynti.

08.15

Pojan herätys, aamutoimet ja vienti kouluun.

09.00

Palaveri huoltoyhtiön toimitusjohtajana. Käyn läpi ajankohtaiset asiat huoltomiesten ja siivoojien kanssa. Saan marraskuun tuntilistat. Palaverit kerran kuussa on tuonut hyvää ryhtiä tekemisiimme.

09.45

Tiedotteet yhtiön ilmoitustaululle ja keskustelut putkiremontin urakoitsijan kanssa. Päivitän oman tilannetietoisuuteni seuraavan päivän yhtiökokousta varten. Menomatkalla toimistolle vien työntekijöiden tuntilistat tilitoimistolle.

10.00

Granoon kopioimaan taloyhtiön alkuperäisiä ilmanvaihtokuvia vuodelta 1960. Tarvitaan IV-kanavien puhdistusta ja säätöä varten. Tilaan materiaalin myös pdf-muodossa.

10.30

Toimistolla tapaamisten sopimisia, lainan osanosto pankista, valtakirja Verto Oy:lle vesimittareiden etäluentaa varten, taloyhtiön putkiremontin 2v-takuuajan puutelistojen kokoaminen ja lähetys valvojalle, puheluihin vastaamista. Veteraanijääkiekkojoukkueen toiminnanjohtajana, tilinpäätöksen ja vuosikokouksen valmistelua.

13.00

Parvekeremontin urakkaneuvottelut kahden urakoitsijan kanssa peräkkäin. Sen jälkeen tehtiin hallituksen valinta, joka esitellään yhtiökokoukselle kahden viikon päästä.

15.30

Kotihommia

17.00

Taloyhtiön putkiremontin suunnittelijoiden valinta yhdessä hallituksen ja rakennuttaja-konsultin kanssa.

18.30

Toisen taloyhtiön hallituksen kanssa sama prosessi uudestaan.

20.00

Kotona.

Päivä oli hyvä ja tehokas. Päällimmäisenä jäi mieleen positiivisen herätyksen vaikutus koko päivään. Tällä kertaa lähdin ajatuksella ”tästä tulee hyvä päivä” ja niin myös kävi. Vaikka työskentelen pääosin yksin, niin oman asenteen seuraamisella ja positiivisella suhtautumisella työpäivään on merkitystä.

Toinen selkeä johtopäätös on ennakoinnin merkitys isännöinnissä. Saimme julkisivu-urakoitsijalta hyvää palautetta siitä, että päätökset tehdään nyt joulukuussa, kun saneeraus tehdään kesällä 2016. Hinnat ovat myös kohdallaan kun urakoitsijoilla on vielä tilaa ensi vuoden kalenterissa. Illalla valittiin suunnittelijat kahteen putkiremonttiin, jotka toteutetaan vuonna 2017. Saimme erittäin paljon ja tiukasti laskettuja tarjouksia, kun olemme ajoissa liikkeellä. Ennakointi säästää taloyhtiöille selvää rahaa ja asioiden valmistelu etenee hyvässä ilmapiirissä.

Isännöinti on kivaa

isännöinti on kivaaKävin viime viikolla Helsingissä pitämässä luentoa upseeriliiton järjestämässä tilaisuudessa. Aiheena oli ”upseeri yrittäjänä” ja kuulijoina oli ryhmä upseereita, jotka ovat kohta jäämässä eläkkeelle. Kerroin oman tarinani ja huomasin innostuneena myyväni isännöintiä ammattina. Mielestäni entinen upseeri sopii isännöitsijäksi erittäin hyvin, koska luottamus ja perusosaaminen on lähtökohtaisesti jo kohdallaan. Kerroin avoimesti, että teen pitkää työpäivää ja ensimmäisten vuosien tulos on pääosin mennyt oman toimiston rakentamiseen.

Luennon lopussa sain kysymyksen: ”Mikä sinua motivoi tekemään pitkää työpäivää, kun tuloskaan ei ole ollut kovin mairitteleva”. Silloin ensimmäiseksi tuli mieleen työn mielekkyys ja mielihyvä, kun saa ratkaista erinäisiä ongelmia. Nimittäin ongelmatilanteita ja haasteita syntyy päivittäin jopa kymmeniä, ja jokainen hyvä ratkaisu tuo positiivista fiilistä ja motivaatiota jatkaa työtä. Oikeastaan olen sitä mieltä, että isännöinti on kivaa. Toki oman yrityksen täytyy olla myös taloudellisesti kannattava ja tiedän, että pitkäjänteinen työ hyvällä asenteella tuottaa aina tulosta.

Uskon vahvasti, että isännöitsijän positiivisella asenteella on suora vaikutus yrityksen kannattavuuteen. Ja nimenomaan niin päin, että ensin positiivinen vire ja sen jälkeen tulee kannattavuus. Yksityisyrittäjänä myyn isännöintiä henkilönä ja minä olen se henkilö. Jos olen positiivinen ja innostunut, se heijastuu hallituksen jäseniin ja edelleen yhtiökokousväkeen. Parhaimmillaan taloyhtiössä on positiivinen ilmapiiri, työt sujuvat ja taloyhtiön arvostus nousee sen myötä. Ihmiset kertovat hyvästä ”tekemisen meiningistä” ystävilleen ja huomaamme, että näin isännöintiyritystä markkinoidaan ihan ilmaiseksi.

Positiivisen asenteen pahin vihollinen on stressi ja sen aiheuttavat tekemättömät työt. Yrittäjän alkutaipaleella työn määrä on erittäin suuri, ennen kuin prosessit vakiintuvat ja on varaa palkata itselleen apua. Itse pyrin taittamaan stressin pois aloittamalla työpäivän jo 06.00. Ensimmäisen kahden tunnin aikana puhelimet eivät soi ja silloin ehtii hienosti vastaamaan kaikkiin sähköposteihin ja valmistautumaan päivän tapahtumiin.

Toinen tärkeä seikka on kokousten aikatauluttaminen ajoissa. Heti kun syksyn/kevään kokoukset ovat kalenterissa, niin silloin tuntuu jo paljon paremmalta. Loputtomiin ei kuitenkaan voi päivää pidentää, joten asiakasmäärän lisääntyessä tulee työvoiman palkkaaminen eteen ja silloin myös oma työaika toivottavasti lähenee ”normaalia”.

Kysymys kuuluu, että milloin on se hetki kun täytyy palkata kiinteistösihteeri työsuhteeseen. Pystynkö kokopäiväisesti työllistämään. Venytänkö vaan omaa päivääni ja koetan pärjätä. Itse päädyin palkkaamaan sihteerin, joka käy minulla töissä kaksi päivää viikossa. Hän ei ole työsuhteessa, vaan on myös yrittäjä. Toiminta on hyvin joustavaa ja hän laskuttaa vain tehdystä työstä.

Tuntuu siltä, että olen löytänyt hyvän ratkaisun. Käytännössä ostan itselleni vapaa-aikaa, työnkuva selkeytyy, työstressi pienenee ja toivottavasti myös ensi vuonna isännöinti on kivaa. On mukava mennä töihin ja positiivisesta asenteesta saa tulla Kiinteistöperhe Oy:n tavaramerkki.

Montako isännöitävää taloyhtiötä?

taloyhtiotTörmään erittäin usein kysymykseen ”Montako taloyhtiötä sinulla on?”. Taloyhtiöiden määrä on mittari, joka voidaan tulkita monella tavalla, mutta useimmiten käsitellään pelkkää lukemaa. Kauppakumppania etsivä kauppamies haluaa kuulla ison lukeman, kun taas uutta isännöitsijää etsivä henkilö haluaa kuulla mahdollisimman pienen lukeman. Yleinen käsitys on se, että hyvää isännöintipalvelua voidaan tuottaa vain pienemmällä määrällä taloyhtiöitä. Tiedossani on isännöitsijöitä, joiden taloyhtiöiden määrä vaihtelee 1 – 42 välillä. Jopa yli 50 yhtiön määristä olen kuullut huhuja.

Mielestäni kolme tärkeintä, talojen lukumäärään, vaikuttavaa tekijää ovat isännöitsijän henkilökohtaiset ominaisuudet, taloyhtiöiden tyyppi ja isännöintitoimiston prosessit.

Yli 30 vuotta esimiestehtävissä toimineena, voin todeta, että toinen henkilö selviää samasta työstä päivässä ja toisella henkilöllä menee samaan työhön kolme päivää. Asenne, johtamistaidot, stressin sietokyky, organisointitaidot, positiivisuus, motivaatio, vuorovaikutustaidot ovat ominaisuuksia, joita löytyy arvostetulta ja tehokkaalta isännöitsijältä. Isännöitsijän ammattitutkinto on tärkeä, mutta vieläkin tärkeämpää on asenne.

Taloyhtiöiden tyyppi vaikuttaa määrään. Ison liikekeskuksen isännöinti on erilaista kuin pienen rivitaloyhtiön. Isossa kohteessa painottuu toimitusjohtajuus ja kokonaisvaltainen huolenpito, kun taas pienessä ”talkooyhtiössä” painottuu kirjanpito ja reskontra. Jos isännöintitoimisto toimii pienemmässä kaupungissa, niin asiakaskunta painottuu rivitaloihin. Siinä tapauksessa taloja on oltava iso määrä, että liiketoiminta olisi kannattavaa.

Isännöintitoimistojen prosessit vaihtelevat suuresti. Yksinkertaisimmillaan on mies, ruutupaperi ja Excel-taulukko vastikeseurantaan. Toisessa ääripäässä on ison toimiston hajautetut prosessit ja tehokkaat ohjelmistot. Tässä kohtaa ottaisin mallia armeijan toimintamalleista. Se jolla on paras tilannekuva, voittaa taistelun. Yhden miehen pienessä toimistossa tilannekuvaa voi pitää yllä Excelillä, mutta laajempi liiketoiminta vaatii ehdottomasti laadukkaan isännöintiohjelman tuekseen.

Milloin isännöitsijällä on sopiva määrä taloyhtiöitä? Määrä on sopiva silloin kun asiakkaat ovat tyytyväisiä, asiat hoidetaan ajallaan ja tiedottaminen on kunnossa. Asiakastyytyväisyyttä tulisi tutkia useammin, koska se on ainoa oikea mittari. Tulosten perusteella isännöintitoimisto voi jakaa kuormaa tasaisemmin kykyjen mukaan. Kokemuksen ja koulutuksen kautta tulokset voivat ajan myötä parantua ja työkuorma tasaantuu eri henkilöiden välillä. Pahimmillaan tai parhaimmillaan voidaan päätyä myös siihen, että henkilö ei ole sovelias isännöintityöhön. Sen asian toteaminen voi olla helpotus henkilölle itselle, firmalle ja asiakkaalle.

Korjaushankkeen ilmapiiri

ilmapiiriKäsittelen tässä jutussa isoja korjaushankkeita, kuten esimerkiksi putkistosaneerausta. Korjaushankkeen ilmapiiri lähtee rakentumaan jo hankesuunnitteluvaiheessa kun hallitus, rakennuttajakonsultti ja isännöitsijä esittelevät tulevaa hanketta. Osakkeenomistajat otetaan mukaan heti hankkeen alkuvaiheessa ja kaikki asiat esitellään positiivisessa hengessä. Lähtökohta on, että negatiivisesta asenteesta on pelkästään haittaa ja positiivinen asenne vastaavasti hamuaa onnistumisia. Toteutussuunnitteluvaiheessa arkkitehdillä on erittäin suuri vaikutus osakkeenomistajien asenteeseen hanketta kohtaan. Itse en aloita enää yhtään isompaa hanketta ilman kunnollista arkkitehtiä.

Positiivisen ilmapiirin säilyttäminen vaatii ehdottoman ammattitaitoisia urakoitsijoita. Valinnat urakkaneuvotteluihin tapahtuu pääasiassa annetun tarjouksen, referenssien ja hinnan perusteella. Urakkaneuvotteluissa hallitus, isännöitsijä ja rakennuttajakonsultti haastattelevat 3-4 potentiaalista ehdokasta ennen lopullista valintaa. Urakoitsijoiden kannattaa todella panostaa urakkaneuvotteluihin, koska hintaakin tärkeämpää on esiintyminen urakkaneuvotteluissa. Tarjouspyyntöasiakirjat on osattava ja myös kyettävä selostamaan työnkulku sekä alustava aikataulu. Viimeksi pyysin kaikilta projektipäälliköiltä myös henkilökohtaisen CV:n, koska hankkeiden johtaminen on osoittautunut avainkysymykseksi. Mitä paremmin urakoitsija on perehtynyt hankkeeseen, sitä paremmat mahdollisuudet on saada urakka. Kaikki tietävät sen, että hinnoissa ei ole enää urakkaneuvotteluvaiheessa isoja eroja.

Töiden alkaessa työmaan johtaminen nousee ylivoimaisesti tärkeimpään rooliin. Parhaat kokemukset ovat työhön osallistuvista työnjohtajista, joille on annettu selkeä vastuu. Hän on paikalla koko ajan ja kaikki työmiehet sekä aliurakoitsijat tietävät kuka johtaa työmaata. Työnjohtajan hyvyys on henkilökysymys, mutta yleensä kyseiseen tehtävään on vuosien saatossa valikoitunut ”oikeat” henkilöt. Myös muiden työntekijöiden asenne työmaalla vaikuttaa ilmapiiriin. Ei tarvita mitään ihmemiehiä, riittää kun asukkaat huomioidaan tasavertaisina ihmisinä, tervehditään, kuunnellaan toiveita ja pidetään paikat siistinä. Työmaan ja piha-alueiden siisteys korostuu, koska monet asukkaat asuvat kotonaan vaikka työt ovat käynnissä.

Urakan lisätyöt voivat pahimmillaan heikentää taloyhtiön ja urakoitsijan välistä luottamusta. Vielä elää sitkeästi luulo, että urakoitsijat yrittävät rahastaa perusteettomilla lisätöillä, mutta käsittääkseni se on pääosin mennyttä elämää. Jos luottamus ja ilmapiiri ovat hyviä, niin urakoitsija hyväksyy pieniä lisätöitä urakkahintaan ja vastaavasti taloyhtiö ei ole vaatimassa hyvityksiä jokaisesta pienestä muutoksesta.

Yksi uhkakuva hyvälle ilmapiirille on osakkaan/asukkaan/isännöitsijän liiallinen ”valvontainto”. Pahimmillaan hän lukee työselitykset suurennuslasilla ja aloittaa sen jälkeen urakoitsijan/aliurakoitsijan pommituksen sähköposteilla. Sähköpostit ja nimettömät laput ilmoitustauluilla aiheuttaa helposti väärinymmärryksiä. Pidempään jatkuessaan tämän tyyppinen toiminta tulehduttaa ilmapiirin ja sen jälkeen kaikki on vaikeampaa.

Itse pidän parhaana mallina sitä, että hallituksen jäsenet ja osakkaat reklamoivat aina vain ja ainoastaan isännöitsijälle. Isännöitsijällä on kokonaiskuva hallussa ja osaa neuvotella asioista ensin valvojan kanssa ja sen jälkeen annetaan palaute oikeassa muodossa urakoitsijalle. Huoneistokohtaiset viat ja puutteet hoidetaan toki suoraan osakkaan ja urakoitsijan välillä, mutta kaikki muut asiat isännöitsijän kautta.

Saneerauksen aikana tapahtuu aina vahinkoja ja lipsahduksia koska kaikki me olemme ihmisiä. Positiivinen ilmapiiri auttaa vaikeuksien yli ja lopputulos on 100% varmuudella parempi kuin kireässä ilmapiirissä tehty työ. Kun saat osakkailta positiivista palautetta, niin mene työmaan kahvihuoneeseen klo 09.00 ja julista saatu palaute koko työmaan porukalle.

Isännöitsijä toimitusjohtajana

pomoMenestyvät yritykset palkkaavat “headhunter”-yrityksiä etsimään itselleen huippujohtajaa. Toimitusjohtajien ja hallituksen puheenjohtajien palkkiot ovat näin maallikon mielestä kohtuuttomia, mutta yrityksen mielestä huippujohtajaan kannattaa satsata. Yhä enemmän valinnoissa painaa asenne, positiivisuus, johtajakokemus, yhteistyökyky…sen jälkeen katsotaan koulutus.

Aamulehden toimittaja seurasi Tampereen kaupunginvaltuuston kokousta ja kirjoitti jutussaan 21.1. “Joko minä olen järjiltäni tai sitten nuo ovat”. Kirjoituksessa 27.1. arvioitiin kaupungin johtamismallia “Arvioinnin perusteella henkilöstö kokee Tampereella johtamisen olevan kelvotonta”. Asia ei ole näin mustavalkoinen, mutta usein johtaminen on avainsana, kun menee hyvin tai huonosti. Kaupungilla haasteena on se, että usein johtajat valitaan puoluekannan perusteella eikä johtamiskykyjen perusteella.

Myös taloyhtiön kannattaa satsata hyvän toimitusjohtajan valintaan. Tänä päivänä isännöintiyritysten prosessit ja toimintatavat ovat lailla säädeltyjä ja hyvin samankaltaisia. Näin ollen, eroja kannattaakin etsiä isännöitsijän henkilökohtaisista ominaisuuksista. Onko tämä henkilö paras toimitusjohtaja meidän taloyhtiöön. Onko hänellä kykyä ja halua johtaa meidän yhtiötä.

Taloyhtiön johtaminen ei ole mitään salatiedettä, vaan siellä pätee samat lainalaisuudet kuin muussakin johtamisessa: ole oma itsesi, esittäydy, ota tilanne haltuun, ole kinnostunut, keskustele ja viesti. Osakkeenomistajat ja asukkaat huomaavat, että tämä henkilö välittää ja pitää huolta, siitä syntyy luottamus.

Mitä taloyhtiön johtaminen minun mielestä tarkoittaa? Se koostuu monista pienistä asioista, joista esimerkkejä seuraavasti:
– asiakassuhteen alkaessa lähetän esittelykirjeen itsestäni sekä osakkeenomistajille, että vuokralaisille,
– pyydän paluupostina yhteystiedot (puhelin ja sähköposti) jos niitä ei ole,
– haluan pitää yhteystiedot ajantasalla, että voin olla suoraan yhteydessä pikatilanteissa, maksuhäiriöissä, muissa häiriöissä jne,
– huolehdin ilmoitustaulut siistiksi ja ajantasalle,
– sovin henkilökohtaiset tapaamiset huolto- ja siivousfirman kanssa,
– päivitetään yhtiöjärjestys ja järjestyssääntö tarvittaessa,
– menen tapaamisiin ja kokouksiin hyvissä ajoin,
– käyn tarkastamassa yhtiön yleiset tilat silloin tällöin ja pysähdyn jutulle, jos törmään asukkaisiin pihassa.

Ohessa vain muutamia esimerkkejä tilanteen “haltuun ottamisesta”. Toimet tähtäävät luottamuksen aikaansaamiseen, joka taas mahdollistaa positiivisen ilmapiirin jatkossa. Kaikkien asukkaiden (ei vaan omistajien) tulee kokea, että talon toimintaa johdetaan ja johtajalla on kasvot. Mikä tärkeintä, luottamus täytyy ansaita.

Joskus täytyy laittaa itsensä likoon. On mentävä asuntoon, ryyppyporukan rinkiin istumaan ja uskallettava kysyä “Minkäs takia pidätte näin kovaa meteliä”. Myös tässä porukassa voi ansaita arvostuksen, joka voi toisessa ajankohdassa maksaa itsensä takaisin…ei tosin aina.