Isännöitsijä neuvoo ja opastaa

Pitääkö isännöitsijän neuvoa ja opastaa asumiseen liittyvissä perusasioissa? Mielestäni kyllä pitää. Varsinkaan nuoremmalla sukupolvella ei ole sellaista ”perimää” asumisen perusasioista, kuten vanhemmilla on. Tarkoitan tällä niitä oppeja mitä aikanaan saatiin, kun elettiin omakotitaloissa painovoimaisella ilmanvaihdolla ja erilaisilla lämmitysmuodoilla. Seuraavaksi pari esimerkkiä sähköposteista, joita lähetin kahden eri taloyhtiön osakkaille tässä viime viikolla. Kysymykset tulivat yksittäisiltä osakkailta, mutta vastaukset lähetin kaikille osakkaille. Tämä edellyttää sitä, että isännöitsijätoimistolla on kaikkien yhteystiedot ajan tasalla. Samalla tulee viestitettyä kaikkien osakkaiden kanssa, joka on omiaan lisäämään luottamusta ja tunnetta, että isännöitsijä välittää.

Kysymys taloyhtiöstä, missä on painovoimainen ilmanvaihto: ”Vuokralaiseni kertoi, että kylpyhuoneen laatoissa on homepilkkuja ja pyykit eivät kuivu sisällä. Mitä asialle voisi tehdä?”

Vastaukseni: Tämä on ongelma painovoimaisessa talossa. Seuraavat asiat kannattaa tehdä/huomioida:

  • pyykit pitäisi kuivata ulkona tai vintillä,
  • jos pyykkiä kuivaa sisällä, tuuletusikkunan avaaminen parantaa ilmanvaihtoa,
  • venttiilit tulee putsata ja tarvittaessa pestä,
  • toimivuutta voi testata talouspaperilla. Kun kaikki ovet ja ikkunat ovat kiinni= paperi pysyy hädin tuskin paikallaan. Kun tuuletusikkuna avataan ja asunto saa korvausilmaa= paperin pitäisi pysyä venttiilin päällä imuvoiman ansiosta ja silloin tietää, että ilmanvaihto toimii,
  • toinen asunnon poistoventtiileistä on WC:ssä. Kannattaa pitää WC:n ovi auki pyykkien kuivatuksen aikana ja suihkuttelun jälkeen + avata tuuletusikkuna,
  • asunnon on saatava jostain korvausilmaa, että painovoimainen ilmanvaihto toimisi edes tyydyttävästi. Korvausilman saaminen on avainsana.

Kysymys taloyhtiöstä, missä lukostot vaihdettiin uusiin: ”Mihin laitan vanhat avaimet?”

Vastukseni kaikille osakkaille: On tullut kyselyitä mihin vanhat avaimet voi jättää.   Huomenna 26.9 klo 10.00 alkaen vanha ”huollon” postilaatikko on paikoillaan ja vanhat avaimet voi tiputtaa sinne. Laatikko on Grillin takana olevan autotallirivin seinässä, korkea ovisen tallin vieressä. Huolto toimittaa avaimet muutaman viikon päästä lukkoliikkeeseen. Toinen vaihtoehto on toimittaa avaimet LukkoLuket liikkeeseen suoraan tai heittää ne suoraan metallin keräykseen. 

Tässäkin asiassa päästään peruskysymyksen ääreen. Kuka isännöintitoimistossa vastaa osakkaan kysymyksiin? Meidän toimistossamme asia on ratkaistu niin, että taloyhtiön ”oma” isännöitsijä vastaa osakkaille ja tiedottaa aktiivisesti kaikille osakkaille sellaisista asioista, mitkä ovat hyvä kaikkien tietää. Sillä tavalla syntyy hyvä luottamussuhde ja isännöitsijä pysyy selvillä oman taloyhtiönsä asioista.

Tämä toimintamalli edellyttää sen, että kullakin isännöitsijällä on vain sellainen määrä taloyhtiöitä, että hän ehtii myös tämän palvelun hoitamaan.

Putkiremontin kulmakivet

Kaksi isoa perinteistä putkiremonttia on nyt ohi ja molemmissa kohteissa on alkanut kahden vuoden takuuaika. Kaikki remontit ovat omanlaisiaan ja niihin liittyy tuhansia erilaisia asioita mitä täytyy ottaa huomioon ennen, aikana ja jälkeen. Tässä jutussa en puutu itsestäänselvyyksiin kuten hyvään suunnitteluun, hyvään urakoitsijaan, hyvään valvontaan jne, vaan keskityn muutamaan asiaan, jotka ovat meidän kokemuksemme mukaan avaintekijöitä onnistuneeseen putkiremonttiin.

Viestintä

Runsas, säännöllinen ja havainnollinen tiedottaminen sekä osakkaille että asukkaille. Meillä oli urakoitsijan kanssa työnjako, että isännöitsijä hoitaa sähköpostitiedottamisen osakkaille ja urakoitsija laatii viikkotiedotteet paperilla ilmoitustauluille. Tämä oli erittäin hyvä malli, kunhan jaksetaan loppuun asti. Isännöitsijän laatiman sähköpostitiedotteen liitteeksi tuli valokuvia sekä urakoitsijan viikkotiedote, joten samalla tuli hoputettua ja varmistettua, että urakoitsija todella laatii oman tiedotteensa. Tehokkaalla viestinnällä ikävätkin asiat on helpompi hyväksyä, kun niistä ajoissa kerrotaan ja perustellaan. Tämä malli vaatii sen, että isännöitsijä käy työmaalla viikoittain ja osallistuu hankkeeseen aktiivisesti.

Työnjohtaja paikalla

Yli vuoden kestävissä hankkeissa tulisi vaatia, että vastaava mestari tai vastaava työnjohtaja on pysyvästi työmaalla työmiesten ja osakkaiden käytettävissä. Pienemmissä hankkeissa tulee selvästi sopia, kuka on työmaan pomo ja kuinka paljon hän viettää aikaansa juuri tällä työmaalla. Pahin tilanne on se, että sähkömies, putkimies, rakennusmies, laattamies, purkumies, ilmanvaihtomies tekevät kukin omia hommiaan ja kukaan ei huolehdi yhteensovittamisesta ja työaikaisesta valvonnasta. Työnjohtaja ei vastaa puheluihin eikä sähköposteihin, joka johtaa siihen, että sekä työmiehet että osakkaat menettävät hermonsa. Tämä taas johtaa huonoon ilmapiiriin, joka aiheuttaa uusia ongelmia. Työmaan johtamisesta kannattaa sopia jo urakkaneuvotteluissa.

Siivous

Työmaan yleinen siisteys vaikuttaa kaikkeen. Se on työturvallisuus- ja laatuasia, mutta ennen kaikkea se vaikuttaa kaikkien osapuolten tunteisiin; onko meillä kaaos vai tehdäänkö töitä järjestelmällisesti. Parhaimmillaan rappukäytävät, kellarit ja pihat säilyvät siistinä koko remontin ajan. Kyllä, se on mahdollista, jos urakoitsija haluaa siihen panostaa ja sitä vaaditaan. Kokonnäreen hankkeessa Maiju oli työmaan kokopäiväinen siivooja ja välillä tuntui, että hän tiesi parhaiten mitä työmaalla tapahtuu ja paikat pysyivät siistinä. Jopa naapurit ja ohikulkijat muodostavat mielikuvan putkiremontin onnistumisesta pihan siisteyden perusteella. Samalla vaivalla kontit laitetaan siistiin riviin ja tuleva materiaali otetaan keskitetysti vastaan eikä sinne tänne. Taloyhtiökin voi vaikuttaa työmaan siisteyteen antamalla esimerkiksi autotalleja tai muita varastotiloja urakoitsijan käyttöön.

Asiakaspalveluhenkilö

Urakkaneuvotteluissa tulee kysyä; Kuka teidän firmassa hoitaa osakkaiden muutostyöt ja on osakkaiden yhteyshenkilö, kun he miettivät oman asuntonsa korjausvaihtoehtoja? Muutostöitä tulee aina ja niitä on paljon. Tämä asia on mielestämme suurin mielipahaa aiheuttava asia koko hankkeessa. Jos tämä ei toimi niin helposti jää mielikuva, että koko hanke on epäonnistunut. Parhaaseen lopputulokseen päästään, kun urakoitsijalla on selkeästi oma asiakaspalveluhenkilö, joka vastaa yhteistyöstä osakkaiden kanssa. Kokonnäreessänäin tehtiin ja lopputulos oli hyvä. Satoseverissä urakan työnjohtaja yritti hoitaa myös osakkaiden muutostyöt ja se meni huonosti. Työnjohtaja ei ehdi vastaamaan puheluihin ja sähköposteihin. Pienissä hankkeissa tehtävien jakaminen ei ole aina mahdollista, kun pääurakoitsijan toimitusjohtaja on samalla työnjohtaja, vastaava mestari, timpuri, purkumies ja yleismies. Silloinkin kannattaisi harkita, että löytyisikö kuitenkin joku muu osakkaiden yhteyshenkilöksi.

Laatu

Kokonnäreessä ja Satoseverissä päästiin laadullisesti hyvään lopputulokseen. Vaikka työnjohdon kanssa oli välillä haasteita, niin huippuhyvät työntekijät ja erittäin aktiivinen tiedottaminen paikkasivat tilanteita. Laadun perusta valetaan kuitenkin jo suunnitteluvaiheessa. En suosittele pientäkään putkiremonttia ilman arkkitehdin mukana oloa, koska hänen kanssaan hallitus määrittelee taloyhtiölle sopivan laatutason. Ohessa kuvia näiden kahden taloyhtiön saunaosastoilta. Arkion Oy / Pirjo Baderman suunnitteli yhtiöihin hienot saunaosastot, jotka ovat saaneet paljon kiitosta ja ihailua. Väitänpä, että hienot saunatilat nostavat koko taloyhtiön ja asuntojen arvoa.

Tarvitseeko taloyhtiö omat kotisivut?

kotisivutKyselytutkimukset paljastavat, että isännöintitoimistojen tiedottaminen ja viestintä ei ole halutulla tasolla. Viestinnän ammattilaiset kehottavat käyttämään kaikkia keinoja, että varmistetaan viestien perille meno. Kirjeet postiluukkuun, perinteiset ilmoitustaulut, kotisivut, tekstiviestit, sähköpostit, asukasillat ja sähköiset ilmoitustaulut jne. Lähtökohta lieneekin se, että kaikkia tiedottamisen kanavia kannattaa käyttää, jos siihen löytyy resursseja. Tässä jutussa keskityn taloyhtiön kotisivuihin, koska niiden kunnollinen ylläpitäminen vaatii kallisarvoista aikaa.

Havaintoja:

  1. Olen ollut asuntosijoittaja yli 15 vuotta. En ole kertaakaan käynyt kyseisten yhtiöiden/isännöintitoimistojen kotisivuilla. Miksi? Katson yhteystiedot kotiin lähetetyistä tiedotteista. Olen yhteydessä asiakaspalveluun, kun vesimaksu muuttuu ja pyydän muutostyölomakkeen isännöitsijältä, jos teen pintaremonttia. Toimintakertomuksen lukemalla seuraan, että taloyhtiöstä huolehditaan asiallisesti. Osallistun kokouksiin silloin, kun päätetään isommista saneerauksista.
  2. Minulla on isännöinnissä lähes 500 osakehuoneistoa, eikä kukaan ole pyytänyt kotisivuja…vielä. Muutaman hallituksen kanssa on ollut aiheesta puhetta, mutta vielä ei ole hallituksista löytynyt halukasta ylläpitäjää. Taloyhtiöissä eletään pitkäjänteisesti ja suurin osa osakkeenomistajista kaipaa hyvää ja ytimekästä tiedotetta 1-2 kertaa vuodessa. Panostan informatiiviseen toimintakertomukseen, joka toimii samalla hyvänä tiedotteena ”Miten meillä menee”. Pyrin loppuvuodesta laatimaan toisen tiedotteen, jossa kerrotaan ajankohtaisista asioista. Pienessä yhtiössä tämä hoituu sähköpostilla.
  3. Eräässä yhtiössä (100 huoneistoa) tehtiin laaja putkiremontti vuonna 2014. Menin isännöintitoimiston kotisivuille ja sieltä taloyhtiön sivuille. Sivuilta ei löytynyt sanaakaan remontista, vaikka se oli jo loppusuoralla? Jos on kotisivut, niitä pitää myös muistaa ylläpitää. Tästä esimerkistä voi vetää sen johtopäätöksen, että ylläpito oli jäänyt, koska kukaan ei ollut puutteista huomauttanut. Jos asiakaskunta ei käy sivuilla, niin helposti myös isännöintitoimisto jättää päivittämisen vähemmälle.

Tällä hetkellä taloyhtiöissä asuu paljon eläkeläisiä ilman nettiyhteyksiä. Paperinen tiedote kotiin tuotuna, tulee vielä pitkään olemaan tärkein tiedottamisen kanava. Se myös varmistaa tiedon perille menemisen. Myös tiedotteet ilmoitustaululla ja hissien seinällä tavoittavat asukkaat hyvin. Kannattaa välillä vaihtaa tiedotteiden paperin väriä, niin havaittavuus paranee entisestään.

Tekstiviesteistä on myös hyviä kokemuksia. Uskaltaisin sanoa, että kaikilla on puhelin ja lyhyiden viestien lähettäminen massalähetyksellä on helppoa. Esimerkiksi ”Kellarin lattian maalaus alkaa perjantaina, vielä ehtii käydä varastolla”. Kaikki asukkaat eivät pääse lukemaan ilmoitustauluja, joten silloin tekstiviestit toimii erityisen hyvin.

Kotisivuista ei ole mitään haittaa ja ne kannattaa perustaa, jos hallituksella ja isännöitsijällä on innostusta ja resursseja. Siinä tapauksessa näkisin, että kotisivut painottuisivat pitkävaikutteisten asioiden ylläpitoon ja sieltä löytyisi esimerkiksi yhtiöjärjestys, järjestysmääräykset, energiatodistus, pelastussuunnitelma, kuvia ja hallituksen yhteystiedot.