Isännöitsijä neuvoo ja opastaa

Pitääkö isännöitsijän neuvoa ja opastaa asumiseen liittyvissä perusasioissa? Mielestäni kyllä pitää. Varsinkaan nuoremmalla sukupolvella ei ole sellaista ”perimää” asumisen perusasioista, kuten vanhemmilla on. Tarkoitan tällä niitä oppeja mitä aikanaan saatiin, kun elettiin omakotitaloissa painovoimaisella ilmanvaihdolla ja erilaisilla lämmitysmuodoilla. Seuraavaksi pari esimerkkiä sähköposteista, joita lähetin kahden eri taloyhtiön osakkaille tässä viime viikolla. Kysymykset tulivat yksittäisiltä osakkailta, mutta vastaukset lähetin kaikille osakkaille. Tämä edellyttää sitä, että isännöitsijätoimistolla on kaikkien yhteystiedot ajan tasalla. Samalla tulee viestitettyä kaikkien osakkaiden kanssa, joka on omiaan lisäämään luottamusta ja tunnetta, että isännöitsijä välittää.

Kysymys taloyhtiöstä, missä on painovoimainen ilmanvaihto: ”Vuokralaiseni kertoi, että kylpyhuoneen laatoissa on homepilkkuja ja pyykit eivät kuivu sisällä. Mitä asialle voisi tehdä?”

Vastaukseni: Tämä on ongelma painovoimaisessa talossa. Seuraavat asiat kannattaa tehdä/huomioida:

  • pyykit pitäisi kuivata ulkona tai vintillä,
  • jos pyykkiä kuivaa sisällä, tuuletusikkunan avaaminen parantaa ilmanvaihtoa,
  • venttiilit tulee putsata ja tarvittaessa pestä,
  • toimivuutta voi testata talouspaperilla. Kun kaikki ovet ja ikkunat ovat kiinni= paperi pysyy hädin tuskin paikallaan. Kun tuuletusikkuna avataan ja asunto saa korvausilmaa= paperin pitäisi pysyä venttiilin päällä imuvoiman ansiosta ja silloin tietää, että ilmanvaihto toimii,
  • toinen asunnon poistoventtiileistä on WC:ssä. Kannattaa pitää WC:n ovi auki pyykkien kuivatuksen aikana ja suihkuttelun jälkeen + avata tuuletusikkuna,
  • asunnon on saatava jostain korvausilmaa, että painovoimainen ilmanvaihto toimisi edes tyydyttävästi. Korvausilman saaminen on avainsana.

Kysymys taloyhtiöstä, missä lukostot vaihdettiin uusiin: ”Mihin laitan vanhat avaimet?”

Vastukseni kaikille osakkaille: On tullut kyselyitä mihin vanhat avaimet voi jättää.   Huomenna 26.9 klo 10.00 alkaen vanha ”huollon” postilaatikko on paikoillaan ja vanhat avaimet voi tiputtaa sinne. Laatikko on Grillin takana olevan autotallirivin seinässä, korkea ovisen tallin vieressä. Huolto toimittaa avaimet muutaman viikon päästä lukkoliikkeeseen. Toinen vaihtoehto on toimittaa avaimet LukkoLuket liikkeeseen suoraan tai heittää ne suoraan metallin keräykseen. 

Tässäkin asiassa päästään peruskysymyksen ääreen. Kuka isännöintitoimistossa vastaa osakkaan kysymyksiin? Meidän toimistossamme asia on ratkaistu niin, että taloyhtiön ”oma” isännöitsijä vastaa osakkaille ja tiedottaa aktiivisesti kaikille osakkaille sellaisista asioista, mitkä ovat hyvä kaikkien tietää. Sillä tavalla syntyy hyvä luottamussuhde ja isännöitsijä pysyy selvillä oman taloyhtiönsä asioista.

Tämä toimintamalli edellyttää sen, että kullakin isännöitsijällä on vain sellainen määrä taloyhtiöitä, että hän ehtii myös tämän palvelun hoitamaan.

Putkiremontin kulmakivet

Kaksi isoa perinteistä putkiremonttia on nyt ohi ja molemmissa kohteissa on alkanut kahden vuoden takuuaika. Kaikki remontit ovat omanlaisiaan ja niihin liittyy tuhansia erilaisia asioita mitä täytyy ottaa huomioon ennen, aikana ja jälkeen. Tässä jutussa en puutu itsestäänselvyyksiin kuten hyvään suunnitteluun, hyvään urakoitsijaan, hyvään valvontaan jne, vaan keskityn muutamaan asiaan, jotka ovat meidän kokemuksemme mukaan avaintekijöitä onnistuneeseen putkiremonttiin.

Viestintä

Runsas, säännöllinen ja havainnollinen tiedottaminen sekä osakkaille että asukkaille. Meillä oli urakoitsijan kanssa työnjako, että isännöitsijä hoitaa sähköpostitiedottamisen osakkaille ja urakoitsija laatii viikkotiedotteet paperilla ilmoitustauluille. Tämä oli erittäin hyvä malli, kunhan jaksetaan loppuun asti. Isännöitsijän laatiman sähköpostitiedotteen liitteeksi tuli valokuvia sekä urakoitsijan viikkotiedote, joten samalla tuli hoputettua ja varmistettua, että urakoitsija todella laatii oman tiedotteensa. Tehokkaalla viestinnällä ikävätkin asiat on helpompi hyväksyä, kun niistä ajoissa kerrotaan ja perustellaan. Tämä malli vaatii sen, että isännöitsijä käy työmaalla viikoittain ja osallistuu hankkeeseen aktiivisesti.

Työnjohtaja paikalla

Yli vuoden kestävissä hankkeissa tulisi vaatia, että vastaava mestari tai vastaava työnjohtaja on pysyvästi työmaalla työmiesten ja osakkaiden käytettävissä. Pienemmissä hankkeissa tulee selvästi sopia, kuka on työmaan pomo ja kuinka paljon hän viettää aikaansa juuri tällä työmaalla. Pahin tilanne on se, että sähkömies, putkimies, rakennusmies, laattamies, purkumies, ilmanvaihtomies tekevät kukin omia hommiaan ja kukaan ei huolehdi yhteensovittamisesta ja työaikaisesta valvonnasta. Työnjohtaja ei vastaa puheluihin eikä sähköposteihin, joka johtaa siihen, että sekä työmiehet että osakkaat menettävät hermonsa. Tämä taas johtaa huonoon ilmapiiriin, joka aiheuttaa uusia ongelmia. Työmaan johtamisesta kannattaa sopia jo urakkaneuvotteluissa.

Siivous

Työmaan yleinen siisteys vaikuttaa kaikkeen. Se on työturvallisuus- ja laatuasia, mutta ennen kaikkea se vaikuttaa kaikkien osapuolten tunteisiin; onko meillä kaaos vai tehdäänkö töitä järjestelmällisesti. Parhaimmillaan rappukäytävät, kellarit ja pihat säilyvät siistinä koko remontin ajan. Kyllä, se on mahdollista, jos urakoitsija haluaa siihen panostaa ja sitä vaaditaan. Kokonnäreen hankkeessa Maiju oli työmaan kokopäiväinen siivooja ja välillä tuntui, että hän tiesi parhaiten mitä työmaalla tapahtuu ja paikat pysyivät siistinä. Jopa naapurit ja ohikulkijat muodostavat mielikuvan putkiremontin onnistumisesta pihan siisteyden perusteella. Samalla vaivalla kontit laitetaan siistiin riviin ja tuleva materiaali otetaan keskitetysti vastaan eikä sinne tänne. Taloyhtiökin voi vaikuttaa työmaan siisteyteen antamalla esimerkiksi autotalleja tai muita varastotiloja urakoitsijan käyttöön.

Asiakaspalveluhenkilö

Urakkaneuvotteluissa tulee kysyä; Kuka teidän firmassa hoitaa osakkaiden muutostyöt ja on osakkaiden yhteyshenkilö, kun he miettivät oman asuntonsa korjausvaihtoehtoja? Muutostöitä tulee aina ja niitä on paljon. Tämä asia on mielestämme suurin mielipahaa aiheuttava asia koko hankkeessa. Jos tämä ei toimi niin helposti jää mielikuva, että koko hanke on epäonnistunut. Parhaaseen lopputulokseen päästään, kun urakoitsijalla on selkeästi oma asiakaspalveluhenkilö, joka vastaa yhteistyöstä osakkaiden kanssa. Kokonnäreessänäin tehtiin ja lopputulos oli hyvä. Satoseverissä urakan työnjohtaja yritti hoitaa myös osakkaiden muutostyöt ja se meni huonosti. Työnjohtaja ei ehdi vastaamaan puheluihin ja sähköposteihin. Pienissä hankkeissa tehtävien jakaminen ei ole aina mahdollista, kun pääurakoitsijan toimitusjohtaja on samalla työnjohtaja, vastaava mestari, timpuri, purkumies ja yleismies. Silloinkin kannattaisi harkita, että löytyisikö kuitenkin joku muu osakkaiden yhteyshenkilöksi.

Laatu

Kokonnäreessä ja Satoseverissä päästiin laadullisesti hyvään lopputulokseen. Vaikka työnjohdon kanssa oli välillä haasteita, niin huippuhyvät työntekijät ja erittäin aktiivinen tiedottaminen paikkasivat tilanteita. Laadun perusta valetaan kuitenkin jo suunnitteluvaiheessa. En suosittele pientäkään putkiremonttia ilman arkkitehdin mukana oloa, koska hänen kanssaan hallitus määrittelee taloyhtiölle sopivan laatutason. Ohessa kuvia näiden kahden taloyhtiön saunaosastoilta. Arkion Oy / Pirjo Baderman suunnitteli yhtiöihin hienot saunaosastot, jotka ovat saaneet paljon kiitosta ja ihailua. Väitänpä, että hienot saunatilat nostavat koko taloyhtiön ja asuntojen arvoa.

Isännöitsijä opintiellä by Vesa

Kirjoittaja: Vesa Kujanpää

Olen ollut isännöitsijänä vuodesta 2003 ja suorittanut hallinnollisen isännöitsijän yleisimmät koulutukset (Isännöinnin ammattitutkinto, ITS, AIT, Isännöinnin Erikoisammattitutkinto ja Auktorisoitu isännöitsijä).

Ajattelinkin, että valaisen hieman käytyä polkua…

Isännöintiala on muuttunut voimakkaasti parinkymmenen vuoden aikana. Pelkästään lakien ja asetusten muutokset ovat tuoneet tarvetta tiedonhankintaan. 2010 muuttuneen asunto-osakeyhtiölain lisäksi on vastaan tullut muutoksia tai jopa uusia lakeja/asetuksia esim. seuraavissa säädöksissä: pelastuslaki, tilaajavastuulaki, henkilötietosuojalaki, tilintarkastuslaki, asuntokauppalaki, kirjanpitolaki, asbestilaki, rakentamismääräykset, rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus, turvallisuuskoordinaattoriasetus jne.

Isännöintiliitto ja kiinteistöliitto ovat ansiokkaasti jakaneet lakien ja asetusten muutoksiin liittyviä ajankohtaiskatsauksia viestimissään ja tietoa on saanut, jos on halunnut. Ajankohtaiskatsausten lisäksi perustietoa on voinut hankkia erilaisissa koulutuksissa. Maallikolle koulutukset näyttävät pitkälti samalta, tai oikeastaan lyhyiltä kirjainlyhenteiltä.

Kiinteistöalan koulutuskeskus Kiinko on järjestänyt pitkään itse rakentamiaan koulutuksia. Niiden aihealueet ovat muovautuneet käytännön tarpeista. Nykyisin Kiinko järjestää Isännöinnin koulutus ja tutkinto ITS-koulutusta, joka on tarkoitettu alalla jo vähintään vuoden olleelle. Se syventää isännöitsijän osaamista ja työn ohessa suoritettuna vahvistaa ammattitaitoa. Jatkokoulutuksena Kiinko järjestää AIT-koulutusta, joka on suunnattu johtaviin tehtäviin ja syväosaajaksi pyrkiville ja sitä on aikoinaan pidetty alalla arvostetuimpana tutkintona. 80-luvulla ei tosin kouluttautuminen ollut niin yleistä kuin nykyään. AIT-tutkintoa on järjestetty 1980-luvulta lähtien ja sen sisältö on luonnollisesti muokkautunut ajan myötä.

On muistettava että Isännöinnin ammattitutkinto on useimmiten alan ensimmäinen tutkinto, jonka opiskelija suorittaa (ennen ITS-, AIT- tai IEAT-tutkintoja). Se suoritetaan siis työn ohessa ja iso osa oppimista on se, että työtä tehdessä asioita selvitetään ja opitaan tutorin ohjauksessa. Huomattava on se, että ammattitutkinnolla ei ole virallista lyhennettä, vaikkakin IAT-nimikettä näkeekin käytettävän. Isännöinnin ammattitutkintoa järjestäviä oppilaitoksia on Suomessa useita – se ei ole siis yhden oppilaitoksen omaisuutta vaan Opetushallituksen valvoma tutkinto.

Viime vuonna Opetushallitus vahvisti uuden tutkinnon, Isännöinnin erikoisammattitutkinnon, IEAT, tutumman Isännöinnin ammattitutkinnon päälle. Valtakunnallinen oppilaitosreformi on johtanut siihen, että työpaikalla tapahtuva koulutus lisääntyy ja opiskelija osoittaa pätevyytensä näyttötilaisuudessa. Opetushallituksen tutkinnot ja Kiinkon kurssit ohjaavat oppilasta keskenään samaan suuntaan ja voikin ajatella, että Kiinkon tutkinnot auttavat melkoisesti arkityön tekemisessä ja IEAT-tutkinnon suorittamisessa, vaikkakaan ne eivät ole pakollisia. IEAT-tutkinnon suorittaminen vaatii laajaa paneutumista alaan ja myös sitä, että osaamisensa osaa esittää eli tehdä valmistavia töitä ennen näyttötilaisuutta. (Tätä kirjoitettaessa on IEAT-tutkintoja suoritettu Suomessa kaksi kappaletta.)

Muutama vuosi sitten nousi esiin huoli siitä, että isännöintiä tekevillä henkilöillä ei ole tutkintoa lainkaan tai että tutkinto on jo 30 vuotta vanha ja alati muuttuvassa maailmassa olisi osaamiseen tehtävä päivityksiä. Julkisuudessa käydyssä keskustelussa isännöitsijöitä verrattiin kiinteistönvälittäjiin, joilla on oltava työssään LKV-tutkinto suoritettuna. Isännöintiliitto lanseerasikin kokeen, jonka läpäistyään saa käyttää Auktorisoitu isännöitsijä-titteliä. Auktorisoitu isännöitsijä-nimike ei ole ikuinen, päinvastoin kuin LKV-titteli. Auktorisointi-kokeen keskeinen idea on se, että siinä kysytään ajankohtaisia asioita ja kun koe on suoritettava uudestaan 6 vuoden välein, on osaamisen säilyttävä ajantasaisena. 3 vuoden välein myös seurataan, onko auktorisoitu henkilö ylläpitänyt osaamistaan alaan liittyvillä koulutuksilla.

Näiden yleisimmin esiintyvien tutkintojen lisäksi on joissain ammattikorkeakouluissa opintolinjoja, joissa saa koulutusta isännöintitehtäviin, opintopisteinä osana varsinaista koulutusta. Kaikkien opetushallituksen ja Kiinkon tutkintojen suorittaminen vie joitain vuosia. Varsinkin silloin, kun tutkintojen välillä soveltaa opittua käytäntöön ja jalostaa osaamistaan. Oma selkeä mielipiteeni on se, että alan erikoispiirteet oppii siten, että malttaa opiskella ja tehdä päivittäistä työtä sekä seurata ajankohtaista uutisointia alasta. Ei pidä kiirehtiä suoraan ”hienompien” titteleiden perässä koulutuksiin, jos perusasioissa on vielä huojuntaa. Isännöinnin opiskelu on opiskelua elämää, ei koulua varten ja tunnilla mieleen jäänyt asia voi eräänä päivänä muuttaa katastrofitilanteen onnistumiseksi. Itse käytin 15 vuotta aikaa polun läpikäymiseen ja loppupäätelmänä rohkenenkin todeta, että niin kuin kaikessa oppimisessa myös isännöinnissä todellinen osaaminen syntyy vasta sitten, kun teoria ja käytäntö kohtaavat. Uskallan toki myös todeta sen mitä lukija jo halusikin nähdä eli loppujen lopuksi kuitenkin koulutuksesta ja kokemuksesta riippumatta tässäkin asiassa paras lopputulos syntyy siten, että opiskelijalla on halu tehdä asiat oikein – eli on oikeanlaista motivaatiota ja asennetta.

Peltikylppärin saneeraus…päätöksen aika

meetingMaaliskuussa ja huhtikuussa käsittelin blogijutuissa peltikylppäri-kohteen putkiremonttia. Suuri kysymys oli, että puretaanko vanhat peltirakenteet vai rakennetaanko uudet kylppärit vanhojen rakenteiden sisään. Tämä päätös oli tehtävä, että suunnittelua voitiin jatkaa.

Asiaa harkittiin asiantuntijoiden kanssa, lähetettiin informaatiota osakkaille ja kuunneltiin osakkaita kahdessa eri tilaisuudessa. Ennen lopullista päätöstä pidettiin yksi info-tilaisuus ja sen jälkeen päättävä yhtiökokous. Molemmissa tilaisuuksissa oli asiantuntijoita paikalla vastaamassa kysymyksiin. Info-tilaisuudesta muodostui aikamoinen näytelmä ja myös yhtiökokouksessa tunteet kävivät kuumana.

Kaksi henkilöä oli päättänyt lähteä rajusti vastustamaan perinteistä putkiremonttia ja vaativat äänekkäästi sukituksen käyttämistä. Tämä oli yllätys, koska vuonna 2015 olimme teettäneet insinööritoimiston tekemän selvityksen, jossa yksiselitteisesti todetaan, että sukitus ei ole tässä kohteessa järkevää. Selvitys oli aikanaan jaettu kaikille osakkaille. Rakennuttaja-konsultti ja suunnittelijat oli valittu perinteisen putkiremontin suunnittelua varten. Henkilöt olivat pyytäneet info-tilaisuuteen sukituksen asiantuntijan paikalle, kysymättä lupaa hallitukselta tai isännöitsijältä. Myös ”sukitusasiantuntija” oli hieman vaivautunut, mutta annoimme hänelle lyhyen puheenvuoron ennen varsinaisen infon alkua. Tilaisuudesta jäi ristiriitainen tunne, koska nämä kaksi henkilöä ajoivat äänekkäästi vaihtoehtoa, joka oli jo vuotta aikaisemmin haudattu.

Info-tilaisuuden jälkeen hallitus kokoontui ja päätti esittää tulevalle yhtiökokoukselle vaihtoehtoa A, eli vanhojen peltirakenteiden purkamista ja uusien kylpyhuoneiden rakentamista. Tärkein perustelu oli se, että halutaan tehdä kestävä ratkaisu seuraavaksi 50 vuodeksi.

Kevätyhtiökokouskutsun mukaan liitettiin selkeät selvitykset molemmista vaihtoehdoista ja ilmoitus, että hallitus esittää vaihtoehdon A valintaa. Ennen yhtiökokousta, yllä mainitut henkilöt laativat kirjelmän, jossa hallituksen toimintaa arvostellaan ja edelleen yritetään myydä sukitusvaihtoehtoa. Henkilöt jakoivat kirjeet kaikkiin asuntoihin. Tämän tyyppinen toiminta on erittäin ikävää ja erityisesti hallituksen puheenjohtajalle henkisesti raskasta.

Yhtiökokouksessa kerrattiin vaihtoehdot vielä kerran ja myös arkkitehtisuunnittelija oli paikalla. Yllä mainitut henkilöt kritisoivat äänekkäästi koko hankkeen perusteita ja esittivät edelleen sukituksen tekemistä. Välillä keskustelu meni huutamiseksi ja lopulta olin pakotettu kyseenalaistamaan kyseisten henkilöiden esittämät väitteet. Ensimmäistä kertaa urani aikana jouduin antamaan 10 minuutin ”ripityksen” henkilöille, jotka eivät osaa noudattaa demokratian perussääntöjä eivätkä hyviä käytöstapoja. Sain kokouksen jälkeen useita kädenpuristuksia, joten ilmeisesti puhuin enemmistön suulla.

Lopuksi suoritimme äänestyksen ja hallituksen esitys sai selkeän enemmistön. Suunnittelua jatketaan sen vaihtoehdon mukaan, että vanhat peltirakenteet puretaan kokonaan pois ja vesi-/viemäriputket uusitaan.

Samaisen yhtiökokouksen päätteeksi hallituksen puheenjohtaja erosi tehtävästään. Hallitus ja puheenjohtaja olivat pyyteettömästi ja aikaa säästämättä selvittäneet eri vaihtoehdot. He hakivat osakkaiden kannalta parasta mahdollista lopputulosta, joka olisi kestävä pitkälle tulevaisuuteen. Palkkiona oli muutaman henkilön suorittama erittäin ikävä mustamaalaus ja osittain väärän tiedon levittäminen. Kaikesta huolimatta suunnittelu etenee aikataulussa ja hallitus on tiiviisti ja aktiivisesti mukana. Edelleen nimettömiä kirjeitä ilmestyy ilmoitustauluille, mutta ne poistetaan sieltä heti kun huomataan.

Yhtiökokousrumba

yhtiokokousNyt on kevään yhtiökokoukset pidetty ja on aika palata myös blogin pariin. Isännöitsijöiden piirissä ainainen keskustelun aihe on ”kokousrumbasta” selviytyminen ja kevättä odotetaan jopa kauhun sekaisin tuntein. Vanhan asunto-osakeyhtiölain aikana (ennen vuotta 2010) tilanne oli vielä kaoottisempi, koska silloin yhtiöjärjestykset määrittelivät, milloin yhtiökokoukset on viimeistään pidettävä. Usein määräyksenä oli maaliskuun tai huhtikuun loppu ja kiire oli valtava. Uuden asunto-osakeyhtiölain myötä tilanne onneksi hieman helpottui. Nyt yhtiökokoukset on pidettävä 30.6 mennessä, riippumatta mitä yhtiöjärjestyksessä lukee. Uuden lain myötä isännöitsijä pystyy paremmin suunnittelemaan kokoukset tasaisesti kevään ajalle ja valmistelu on varmasti laadukkaampaa.

Pelkkä aikarajan siirtäminen ei tietenkään tuo automaattista helpotusta. Nytkin on mahdollista, että kokoukset pakkautuvat kesäkuulle, kun ne aikaisemmin pakkautuivat maaliskuulle ja edelleen on valtava kiire. Avainasiat ovat tilinpäätöksen valmistuminen ja isännöitsijän kyky aikatauluttaa. Vuoteen 2014 asti minulla itselläni oli vaikeuksia aikatauluttamisessa, koska ostin kirjanpidon ja tilinpäätöksen ulkopuoliselta tilitoimistolta. Myös tilitoimistoissa kevät on kiireistä aikaa ja tilinpäätöksien valmistuminen tuppasi venyä. Käytännössä kokouksia pystyi sopimaan vasta kun oli varmuus tilinpäätöksien valmistumisesta. Tästä viisastuneen olemme tehneet kirjanpidon ja tilinpäätöksen omassa toimistossamme 1.1.2015 alkaen. DOMUS -isännöintiohjelma antaa siihen loistavan mahdollisuuden ja lisäksi löysin hyvän työkaverin, joka tekee kirjanpidon lisäksi reskontran, laskunmaksut ja muita kiinteistösihteerin töitä.

Tänä vuonna, kun tilinpäätösten valmistuminen oli omissa käsissä, aloitin kevätkokousten valmistelun heti tammikuussa. Tärkeimmäksi asiaksi muodostui kalenterin käyttö. Tilasin kopiofirmasta isot paperiset tyhjät kuukausikalenterit ja teippasin ne seinään. Jokainen kuukausi A3 kokoisena ja kuukaudet vierekkäin helmikuusta kesäkuuhun. Merkkasin alustavasti kaikki 20 hallituksien tilinpäätöskokousta kalenteriin ja sen jälkeen yhtiökokoukset 3-4 viikon päähän hallituksien kokouksista. Tavoitteena oli, että kaikki yhtiökokoukset on pidetty 30.5 mennessä. Sen jälkeen soittokierros hallituksien puheenjohtajille, jotka vahvistivat esitetyt ajankohdat. Jonkun verran pyyhekumia tarvittiin, mutta ei paljoa, koska sovittiin ajankohtia 1-3 kuukauden päähän. Kun puheenjohtajien kanssa oli keskusteltu, niin laitoin ajankohdat tekstarina ja/tai sähköpostina myös muille hallituksien jäsenille. Paperiset kokouskutsut lähetimme vasta lähempänä kokousajankohtaa. Kokousrumba oli näkyvissä seinällä isona kokonaisuutena ja kun ajankohdat oli sovittu, niin stressi loppui siihen ja jäljellä oli vaan kovaa työtä.

Seinällä olevaan paperiseen suunnitelmaan oli hyvä tehdä merkintöjä. Vihreä yliviivaus= hallituksen kokous pidetty, keltainen yliviivaus= yhtiökokouskutsut lähetetty, ympyröity T-kirjain= materiaali toimitettu tilintarkastajalle, oranssi yliviivaus= yhtiökokous pidetty jne.

Yllä mainitulla menetelmällä kevät meni varsin hyvin. Parannettavaa vielä jäi, mutta nyt on hyvä pohja ensi vuodelle. Periaatteessa on mahdollista lyödä lukkoon tarkalleen samat päivät ja sopia ne hallituksien kanssa jo ennen vuodenvaihdetta. Ainahan muutoksia tulee mutta ne on helposti tehtävissä kun on väljä suunnitelma ja kokonaisuus näkyvillä seinällä.

Saavutin lähestulkoon tavoitteen ja 19 yhtiökokousta pidettiin 30.5 mennessä. Se viimeinen jäi pidettäväksi viimeisenä mahdollisena päivänä, eli 30.6. Se taas johtui monista eri tekijöistä ja oli hyvä, että kesäkuu oli rauhoitettu tällaisia ”erikoistilanteita” varten.

Isännöitsijän työpäivä

tyopaivaMaanantai 30.11.2015

Olen jo pitkää herännyt arkisin klo 05.30, koska olen ”aamuihminen” ja pidän näitä aamun tunteja erittäin kallisarvoisina. Aamutoimien jälkeen haen usein pahvikahvin ja aloitan työt toimistolla aikaisin.

06.15

Toimistolla yhtiökokouskutsun viimeistelyä, odottamaan päivän urakkaneuvotteluiden lopputulosta. Sähköpostien käsittelyä ja vastausten laatimista. Saunavuoron muutos, maksuperusteiden muuttaminen ja ilmoitus huoltoyhtiölle. Tiedote leivänmurujen mystisestä ilmestymisestä taloyhtiön pihamaalle jo viikkojen ajan. Alkavan viikon kalenterin läpikäynti.

08.15

Pojan herätys, aamutoimet ja vienti kouluun.

09.00

Palaveri huoltoyhtiön toimitusjohtajana. Käyn läpi ajankohtaiset asiat huoltomiesten ja siivoojien kanssa. Saan marraskuun tuntilistat. Palaverit kerran kuussa on tuonut hyvää ryhtiä tekemisiimme.

09.45

Tiedotteet yhtiön ilmoitustaululle ja keskustelut putkiremontin urakoitsijan kanssa. Päivitän oman tilannetietoisuuteni seuraavan päivän yhtiökokousta varten. Menomatkalla toimistolle vien työntekijöiden tuntilistat tilitoimistolle.

10.00

Granoon kopioimaan taloyhtiön alkuperäisiä ilmanvaihtokuvia vuodelta 1960. Tarvitaan IV-kanavien puhdistusta ja säätöä varten. Tilaan materiaalin myös pdf-muodossa.

10.30

Toimistolla tapaamisten sopimisia, lainan osanosto pankista, valtakirja Verto Oy:lle vesimittareiden etäluentaa varten, taloyhtiön putkiremontin 2v-takuuajan puutelistojen kokoaminen ja lähetys valvojalle, puheluihin vastaamista. Veteraanijääkiekkojoukkueen toiminnanjohtajana, tilinpäätöksen ja vuosikokouksen valmistelua.

13.00

Parvekeremontin urakkaneuvottelut kahden urakoitsijan kanssa peräkkäin. Sen jälkeen tehtiin hallituksen valinta, joka esitellään yhtiökokoukselle kahden viikon päästä.

15.30

Kotihommia

17.00

Taloyhtiön putkiremontin suunnittelijoiden valinta yhdessä hallituksen ja rakennuttaja-konsultin kanssa.

18.30

Toisen taloyhtiön hallituksen kanssa sama prosessi uudestaan.

20.00

Kotona.

Päivä oli hyvä ja tehokas. Päällimmäisenä jäi mieleen positiivisen herätyksen vaikutus koko päivään. Tällä kertaa lähdin ajatuksella ”tästä tulee hyvä päivä” ja niin myös kävi. Vaikka työskentelen pääosin yksin, niin oman asenteen seuraamisella ja positiivisella suhtautumisella työpäivään on merkitystä.

Toinen selkeä johtopäätös on ennakoinnin merkitys isännöinnissä. Saimme julkisivu-urakoitsijalta hyvää palautetta siitä, että päätökset tehdään nyt joulukuussa, kun saneeraus tehdään kesällä 2016. Hinnat ovat myös kohdallaan kun urakoitsijoilla on vielä tilaa ensi vuoden kalenterissa. Illalla valittiin suunnittelijat kahteen putkiremonttiin, jotka toteutetaan vuonna 2017. Saimme erittäin paljon ja tiukasti laskettuja tarjouksia, kun olemme ajoissa liikkeellä. Ennakointi säästää taloyhtiöille selvää rahaa ja asioiden valmistelu etenee hyvässä ilmapiirissä.

Isännöitsijä saa potkut

potkutKreikkalaisessa kulttuurissa sana kriisi tarkoittaa alun perin käännekohtaa. Lääketieteessä kriisi on yksinkertaisesti tienhaara, jossa potilas joko selviää tai ei selviä. Tässä jutussa kerron tapahtumaketjusta, jossa isännöitsijä saa potkut, mutta samalla taloyhtiö kääntyy selviämisen tielle.

Reilu vuosi sitten minut valittiin isännöitsijäksi taloyhtiöön, jossa kiinteistö ja talous oli pahasti rempallaan. Kantava ajatus oli, että nyt laitetaan  asiat kuntoon. Uusi hallitus oli  valittu jo aikaisemmin, ja heidän toimikausi alkoi samasta ajankohdasta kuin minun. Yhtiössä oli päätetty, että vanha hallitus hoitaa lopputyönään uuden isännöitsijän valinnan. Uudessa hallituksessa oli uudet henkilöt. Kauhukseni totesin, että heidän kantavana ajatuksena oli ”vanhan linjan” jatkaminen. Korjataan, paikataan ja tehdään vain minimi investointeja. Linjaeromme konkretisoitui, kun esittelin edellisen hallituksen valmisteleman maalämpöhankkeen. Sain vahvan ohjauksen, että nykyinen hallitus kannattaa vanhan öljyjärjestelmän kunnostamista.

Keskusteltuani muutaman osakkeenomistajan kanssa, sain vahvistuksen sille, että hallituksen kanta ei edustanut osakkeenomistajien enemmistöä. Näin ollen tein kaikille osakkeenomistajille ”strategiakyselyn” selvittääkseni enemmistön tahtotilan. Tässä tapauksessa se oli helppoa, koska kaikilla oli sähköpostiosoitteet. Kyselyä seurasi aktiivinen sähköpostikeskustelu vanhan ja uuden linjan kannattajien välillä. Tulos oli tyrmäävä. Ylivoimainen enemmistö kannatti ennakoivaa kunnossapitoa ja uusiutuvaa energiaa. Tein kyselyn vastauksista koostetaulukon ja lähetin sen kaikille osakkeenomistajille tiedoksi.

Oltuani isännöitsijänä 4,5 kuukautta, hallitus antoi minulle potkut. Omasta mielestäni olin tehnyt ahkerasti töitä taloyhtiön parhaaksi, mutta hallitus on kuitenkin se instanssi, joka lopulta palkkaa/irtisanoo isännöitsijän. Uusi isännöitsijä oli jo valittu, ja hallituksen ”puuhamies” (ei puheenjohtaja) julkisti asian sähköpostitse kaikille. Irtisanominen aiheutti kriittistä keskustelua, koska olin ehtinyt jo saavuttaa enemmistön luottamuksen. Seuraavassa yhtiökokouksessa hallitus vaihtui kokonaan ja tänä kesänä yhtiöön asennettiin maalämpö.

Irtisanominen oli henkisesti yllättävän rankka kokemus, vaikka olin siihen varautunut. Normaalista toimintatavastani poiketen, nyt en tehnyt kyselyä yhdessä hallituksen kanssa ja tiesin olevani sen jälkeen vaaravyöhykkeellä. Olen koko työurani aikana tehnyt työtä korkealla asennetasolla ja oikeudenmukaisuutta noudattaen. Potkut tuntuivat epäreilulta, koska olin ajanut taloyhtiön parasta ja enemmistö osakkeenomistajista tuki toimiani.

Mitä tästä voimme oppia. Hallituksen jäsenten valinta on tärkeää. Suotavaa olisi, että uudet ehdokkaat esittelevät itsensä ja ajatuksensa ennen valintaa. Valitettavan usein hallitukseen pääsee kuka tahansa halukas, ilman tarkoitusperien selvitystä. Isännöitsijä voi markkinoida uuden menettelytavan, jossa hallitustyöskentelyyn haetaan halukkaita aktiivisesti jo ennen kokousta. Uskon, että halukkaita löytyy, kun asiaan paneudutaan. Ehdokkaasta laaditaan lyhyt esittelyteksti, joka liitetään yhtiökokouskutsun mukaan. Tällä tavoin myös vanhojen jäsenten on helpompi antaa tilaa, kun ehdokkaat ja heidän ”CV” on tiedossa jo etukäteen.

Toinen tärkeä asia on, että taloyhtiöllä on yhtiökokouksen hyväksymä strategia tai ainakin toiminta-ajatus, miten kiinteistöä ylläpidetään. Sen jälkeen hallitukseen hakeutuvilla ja isännöitsijäehdokkaalla on mahdollisuus arvioida, onko heidän omat ajatukset yhteensopivia yhtiön tavoitteiden kanssa.

Isännöitsijän työpäivä

gI_80186_DeskTime-Icon-250pxLähtökohta isännöitsijän työlle on se, että roolit isännöitsijän ja hallituksen välillä ovat selvät. Hallitus keskittyy pääasiassa päätöksentekoon ja strategian luomiseen. Isännöitsijä on yhtiön toimitusjohtaja, joka hoitaa rutiinit, mutta tekee myös selvityksiä ja vaihtoehtoesityksiä hallitukselle, päätöksenteon pohjaksi. Molemminpuolinen luottamus on välttämätöntä ja yhteistyö on valttia.

Valitsin satunnaisesti päivän (pe 21.11) ja kirjasin tekemiseni ylös. Ohessa muutamia periaatteita, jotka on huomioitava, kun seurataan minun työpäivää:

  • olen yksityisyrittäjä, jolla ei ole vielä kokopäiväistä sihteeriä
  • tällä hetkellä toimisto kotona. Toiminta omassa liikehuoneistossa alkaa 1.1.2015
  • pyrin tehokkaaseen toimistotyöskentelyyn, että jää aikaa jalkautua asiakkaiden luo
  • en vastaa puhelimeen kesken palaverin tai keskustelun
  • soitan takaisin saman päivän aikana
  • vastaan kaikkiin sähköposteihin vuorokauden kuluessa.

 

Esimerkki päivästä:

05.15-07.15
Sähköpostien läpikäynti, kirjeiden avausta ja mapitusta, valtakirjojen laatiminen hissiyhtiölle, valtakirja vesimittareiden etäluennan mahdollistamiseksi, KELA AT2-lomakkeen täyttö ja lähetys, isännöitsijäntodistuksen päivitys ja lähettäminen (sis. lainaosuuslaskelma), muutaman laskun laatiminen. Yhteensä 10 kpl sähköpostilähetystä.

08.15-09.15
Kuukausipalaveri Hakametsässä (minä+2 huoltomiestä ja 2 siistijää). Toimin Hakametsässä neljän ison yhtiön (10 kiinteistöä) isännöitsijänä. Kyseiset yhtiöt omistavat yhdessä Kokon Palvelukeskus Oy- nimisen huoltoyhtiön. Palvelukeskus tuottaa omistajayhtiöille isännöinti-, huolto- ja siivouspalvelut, ja minä toimin samalla huoltoyhtiön toimitusjohtajana. Erittäin toimiva konsepti, jossa palvelutaso pysyy korkealla tasolla, periaatteella ”meidän oma talonmies”.

09.30-11.00
Kävelin pihat läpi ja samalla kävin tarkastamassa Kelon A-rapun peruspesun ja vahauksen lopputuloksen. Ostin Lännen Siivouspalvelulta mallisuorituksen, jota seurasimme siistijöiden kanssa edeltävänä päivänä. Erittäin opettavainen tilaisuus sekä minulle, että siistijöille. PirkanPirttien pihassa oli pahoja monttuja, joten tilasin kotimatkalla KTK:lta mursketta huoltomiehen käyttöön. Toimistolla muutama puhelu ja neljä sähköpostilähetystä.

11.00-12.15
Lounasta ja päiväunet. Tähän tottuu…mutta vain 30 min.

13.00-15.00
Tapaaminen uuden asiakasehdokkaan luona. Hallituksen puheenjohtaja pyysi kotiinsa keskustelemaan mahdollisesta isännöitsijävaihdoksesta. Joku oli minua suositellut ja olimme myös entuudestaan tuttuja. Lähes poikkeuksetta, syy on aina sama, luottamus nykyiseen isännöitsijätoimistoon oli menetetty. Hinnasta ei yleensä keskustella, vaan luottamuksesta ja henkilökohtaisesta palvelusta. Lähetän tarjouksen ensi viikolla.

15.30-16.00
Palaveri kirjanpitäjän kanssa. Vein samalla neljän taloyhtiön tositteet käsittelyyn. Todettiin hyväksi edellisvuoden käytäntö, että minä toimitan kaikista yhtiöistä budjetin, lainaosuuslaskelmat ja lainakulutaulukon kirjanpitäjän käyttöön. Näin tilikartta ja budjetti sekä jälkilaskelmat ja lainaosuuslaskelmat pysyvät tasapainossa.

17.30-19.00
As Oy Konkolankatu 9 budjetin laadintaa vuodelle 2015.

Päivä paketissa ja viikonloppu voi alkaa. Normi päivä pituuden suhteen, mutta painottui tällä kertaa johtamiseen ja yrittämiseen. Maanantai tulee olemaan taas aivan erilainen. Työtä on paljon, mutta se ei tunnu rasittavalta, koska työ on mielekästä ja vaihtelevaa. Puhelimen akku on tyhjä ja transportterin mittarissa lisää kilometrejä. Taloyhtiöt luottavat minuun ja haluan olla luottamuksen arvoinen.