Nyt on kevään yhtiökokoukset pidetty ja on aika palata myös blogin pariin. Isännöitsijöiden piirissä ainainen keskustelun aihe on ”kokousrumbasta” selviytyminen ja kevättä odotetaan jopa kauhun sekaisin tuntein. Vanhan asunto-osakeyhtiölain aikana (ennen vuotta 2010) tilanne oli vielä kaoottisempi, koska silloin yhtiöjärjestykset määrittelivät, milloin yhtiökokoukset on viimeistään pidettävä. Usein määräyksenä oli maaliskuun tai huhtikuun loppu ja kiire oli valtava. Uuden asunto-osakeyhtiölain myötä tilanne onneksi hieman helpottui. Nyt yhtiökokoukset on pidettävä 30.6 mennessä, riippumatta mitä yhtiöjärjestyksessä lukee. Uuden lain myötä isännöitsijä pystyy paremmin suunnittelemaan kokoukset tasaisesti kevään ajalle ja valmistelu on varmasti laadukkaampaa.
Pelkkä aikarajan siirtäminen ei tietenkään tuo automaattista helpotusta. Nytkin on mahdollista, että kokoukset pakkautuvat kesäkuulle, kun ne aikaisemmin pakkautuivat maaliskuulle ja edelleen on valtava kiire. Avainasiat ovat tilinpäätöksen valmistuminen ja isännöitsijän kyky aikatauluttaa. Vuoteen 2014 asti minulla itselläni oli vaikeuksia aikatauluttamisessa, koska ostin kirjanpidon ja tilinpäätöksen ulkopuoliselta tilitoimistolta. Myös tilitoimistoissa kevät on kiireistä aikaa ja tilinpäätöksien valmistuminen tuppasi venyä. Käytännössä kokouksia pystyi sopimaan vasta kun oli varmuus tilinpäätöksien valmistumisesta. Tästä viisastuneen olemme tehneet kirjanpidon ja tilinpäätöksen omassa toimistossamme 1.1.2015 alkaen. DOMUS -isännöintiohjelma antaa siihen loistavan mahdollisuuden ja lisäksi löysin hyvän työkaverin, joka tekee kirjanpidon lisäksi reskontran, laskunmaksut ja muita kiinteistösihteerin töitä.
Tänä vuonna, kun tilinpäätösten valmistuminen oli omissa käsissä, aloitin kevätkokousten valmistelun heti tammikuussa. Tärkeimmäksi asiaksi muodostui kalenterin käyttö. Tilasin kopiofirmasta isot paperiset tyhjät kuukausikalenterit ja teippasin ne seinään. Jokainen kuukausi A3 kokoisena ja kuukaudet vierekkäin helmikuusta kesäkuuhun. Merkkasin alustavasti kaikki 20 hallituksien tilinpäätöskokousta kalenteriin ja sen jälkeen yhtiökokoukset 3-4 viikon päähän hallituksien kokouksista. Tavoitteena oli, että kaikki yhtiökokoukset on pidetty 30.5 mennessä. Sen jälkeen soittokierros hallituksien puheenjohtajille, jotka vahvistivat esitetyt ajankohdat. Jonkun verran pyyhekumia tarvittiin, mutta ei paljoa, koska sovittiin ajankohtia 1-3 kuukauden päähän. Kun puheenjohtajien kanssa oli keskusteltu, niin laitoin ajankohdat tekstarina ja/tai sähköpostina myös muille hallituksien jäsenille. Paperiset kokouskutsut lähetimme vasta lähempänä kokousajankohtaa. Kokousrumba oli näkyvissä seinällä isona kokonaisuutena ja kun ajankohdat oli sovittu, niin stressi loppui siihen ja jäljellä oli vaan kovaa työtä.
Seinällä olevaan paperiseen suunnitelmaan oli hyvä tehdä merkintöjä. Vihreä yliviivaus= hallituksen kokous pidetty, keltainen yliviivaus= yhtiökokouskutsut lähetetty, ympyröity T-kirjain= materiaali toimitettu tilintarkastajalle, oranssi yliviivaus= yhtiökokous pidetty jne.
Yllä mainitulla menetelmällä kevät meni varsin hyvin. Parannettavaa vielä jäi, mutta nyt on hyvä pohja ensi vuodelle. Periaatteessa on mahdollista lyödä lukkoon tarkalleen samat päivät ja sopia ne hallituksien kanssa jo ennen vuodenvaihdetta. Ainahan muutoksia tulee mutta ne on helposti tehtävissä kun on väljä suunnitelma ja kokonaisuus näkyvillä seinällä.
Saavutin lähestulkoon tavoitteen ja 19 yhtiökokousta pidettiin 30.5 mennessä. Se viimeinen jäi pidettäväksi viimeisenä mahdollisena päivänä, eli 30.6. Se taas johtui monista eri tekijöistä ja oli hyvä, että kesäkuu oli rauhoitettu tällaisia ”erikoistilanteita” varten.
Vastaa