Taloyhtiöiden jokainen osakas maksaa kuukausittain vastikkeen ja käyttökorvaukset. Pääosin maksut ovat hyvin pysyviä ja usein kuukausisummakin pysyy samana koko vuoden. Vuosittain yhtiökokous vahvistaa uudet maksut, ja isännöintitoimisto lähettää uudet vastikelaskut. Kuulostaa erittäin yksinkertaiselta ja selkeältä, mutta onko asia näin.
Vanha suoraveloitus lopetettiin muutama vuosi sitten ja tilalle lanseerattiin suoramaksu sekä e-laskutus. Useimmat suoraveloitusasiakkaat siirtyivät suoramaksun tai e-laskutuksen käyttäjiksi sen kummemmin asiaa miettimättä. Edelleen käytössä on verkkopankin toistuva maksu ja myös pankin maksupalvelu. Vaihtoehtoja on niin paljon, että asiakkailla on vaikeuksia erottaa niitä toisistaan. Erityisesti suoramaksu ja perinteinen maksupalvelu sekoittuvat usein.
Vuoden vaihteessa isännöitäväkseni tuli taloyhtiö, jossa noin puolet osakkaista oli suoramaksun piirissä. Vaihdon yhteydessä lähetin osakkaille tiedotteen ja uudet vastikelaskut, koska viitenumerot vaihtuivat. Vaikka ohjeistin, että suoramaksuasiakkaiden ei tarvitse tehdä mitään, niin muutama vei uuden vastikelaskun pankin maksupalveluun. Sen jälkeen vastikkeita tuli sekä suoramaksun että maksupalvelun kautta. Suoramaksuaineiston lähettäminen pankkiin on erittäin tarkasti säänneltyä ja maksuaineisto on lähetettävä jo noin 15 päivää ennen maksutapahtumaa. Usein on teknisiä ongelmia. Järjestelmä lähettää virheilmoituksia ja niitä selvitellään pankin kanssa. Minkä takia maksamisen vastuu on siirretty laskun lähettäjälle?
Itse olen sillä kannalla (ainakin vielä), että osakkaalle lähetetään yksi lasku, jossa summa ja viitenumero pysyvät samana seuraavat 12 kuukautta. Asiakkaan vastuulla on maksaa lasku kuukausittain omalta tililtään. Vastikelaskun saatteessa suosittelen verkkopankin toistuvaa maksua tai perinteistä maksupalvelua. Silloin sovittu summa menee automaattisesti maksuun joka kuukausi. Jos esimerkiksi vesimaksu muuttuu kesken vuotta, asiakas ilmoittaa asiasta isännöitsijälle ja muuttaa itse sen jälkeen summaa verkkopankissa tai maksupalvelussa.
Olen ehkä vanhanaikainen, mutta mielestäni asiakas vastaa laskun maksamisesta. Varsinkin kun kuukausisumma on vakio, niin näen, että toistuva maksu ja maksupalvelu ovat mainioita työkaluja. Toki meidänkin toimistossa kyetään e-laskutukseen ja suoramaksu-aineiston lähettämiseen, mutta markkinoimme kykyä vasta, kun hyödyt ovat selkeämmin nähtävissä.
Esimerkiksi eri vaihtoehtojen kustannuksia en ole vertaillut ja toivonkin palautetta, jos jokin vaihtoehto nousee erityisen hyväksi. Voi hyvin olla, että tietämyksessäni on puutteita ja e-laskutus ja suoramaksu on tulevaisuuden ykkösvaihtoehtoja…se jää nähtäväksi.
Vastaa